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„Tool Collection für windream“ – Innovative Lösungen von unserem Integrationspartner Digital Data

Die Firma Digital Data aus Heuchelheim bei Gießen hat sich als Anbieter von IT-Lösungen auf die Schwerpunkte Analyse, Prozess- und Datenmodellierung sowie die Realisierung von Softwareprojekten spezialisiert. Aus der Integrationspartnerschaft mit der windream GmbH sind diverse innovative Lösungen für das ECM-System windream hervorgegangen, darunter auch die Tool Collection für windream, aus der wir an dieser Stelle zwei Lösungen vorstellen.

Altarchivübernahme mit dem Datei-Import-Manager


Der Datei-Import-Manager (DIM) von Digital Data ist ein Programm zum Import von strukturiert abgelegten Informationen aus einem Dateisystem in das Enterprise-Content-Management-System windream. Der DIM bietet die Möglichkeit, im Dateisystem abgelegte Informationen an windream zu übergeben und direkt mit suchrelevanten Indizes zu versehen. Diese Indizes können sowohl aus dem Dateinamen als auch aus dem Namen des Haupt- und Unter¬ordners der zu importierenden Datei ausgelesen werden. Mögliche Verfahren zum Extrahieren der Informationen sind der Gebrauch des kompletten Ordner- beziehungsweise Dateinamens oder eines Teilbereiches, gewählt anhand der Textposition, des ersten Zeichens oder eines Trennzeichens.

Für den Import der Dokumente können beliebig viele Profile für unterschiedliche Dokumentarten angelegt werden, in denen wiederum unbegrenzt viele Regeln zum Auslesen der zu übergebenden Informationen enthalten sein können. Um sowohl die Anpassung der Indizierungsregeln an unterschiedliche Anforderungen verschiedener Anwender als auch die notwendige Übersicht über unterschiedliche Profile zu gewährleisten, verfügt der DIM über ein Benutzersystem, in dem die gespeicherten Importprofile unterschiedlichen Benutzern zugewiesen werden können. Durch seine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit unterstützt der DIM die Übertragung bestehender Dokumentenbestände nach windream.

Komfortable Nachindizierung von Dokumenten


Mit diesem Modul aus der Tool Collection für windream können Dokumente, die nur mit einem eindeutigen, deskriptiven Indexwert versehen wurden, mit Werten aus den Datenbanken von Unternehmensanwendungen komfortabel und regelmäßig nachindiziert werden. Die im Hintergrund ablaufende, zeitgesteuerte Nachindizierung vervollständigt die Eigenschaften der Dokumente über einen Datenbankabgleich. Anschließend ist eine komfortable Suche nach den Dokumenten über mehrere Indexwerte möglich. Die Indexwerte, die nachgefüllt werden sollen, sind bei der Einrichtung beliebig auswählbar – entsprechend den Indexfeldern des in windream ausgewählten Objekttyps für die Belegart, die nachindiziert werden soll. Folgende Datenbanken und Schnittstellen können ausgewählt werden: Microsoft SQL-Server, Oracle 9-11i, Access, ODBC sowie weitere auf Anfrage.