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DAS Highlight in windream 5.0

Elektronische Akten und Dokumente dynamisch sichten mit „My windream“


Umfangreiche Akten- und Dokumentbestände eines windream-Systems dynamisch sichten, gliedern und kategorisieren – und das alles, ohne die tatsächliche Ordnerstruktur eines windream-Laufwerks überhaupt verändern zu müssen! All das leistet unsere neue „My windream“-Lösung in windream 5.0.

Der Name deutet es schon an: Mit My windream können sich Anwender sozusagen ihre persönliche Sicht auf Dokumente und Ordner schaffen, indem sie den gesamten Dokumentbestand oder bestimmte Inhalte eines zentralen windream-Laufwerks nach ganz individuellen Kriterien zusammenstellen, und zwar auf einer rein virtuellen Ebene.

Dies bedeutet konkret, dass die Ordnerstrukturen, in denen die Dokumente in windream abgelegt sind, gar nicht verändert werden müssen. Stattdessen wählen windream-Anwender einfach diejenigen Kriterien aus Listen aus, nach denen der Dokumentbestand ihren persönlichen Anforderungen entsprechend gefiltert und angezeigt werden soll.

Auf Basis der Dokument-Attribute


Virtuelle Ordnerstruktur in "My windream"

Die in windream 5.0 generierbaren Sichten präsentieren einem Anwender den Dokumentbestand eines windream ECM-Systems dynamisch und virtuell auf der Basis der Dokumentattribute, die zusammen mit den Dokumenten in windream gespeichert sind. Der Begriff „virtuell“ ist in diesem Zusammenhang durchaus wörtlich gemeint, denn die wichtigste Eigenschaft der Lösung – um es nochmals zu betonen – besteht darin, dass die im ECM-System tatsächlich vorhandene Ordnerstruktur, unter der die Dokumente abgelegt sind, nicht verändert wird.

Typische Anwendungsfälle


Die Attribute, auf deren Basis virtuelle Ordner beziehungsweise dynamische Sichten generiert werden, repräsentieren Dokument-Eigenschaften wie etwa die Klassifizierung von „Rechnungen“ nach den Merkmalen „Eingangs-“ oder „Ausgangsrechnung“ sowie „offen“, „storniert“ oder „bezahlt“ mit weiteren Kategorisierungen, etwa nach Firmen- oder Kundennamen. Auf der Grundlage dieser Attribute sind Anwender – zum Beispiel in der Buchhaltung – in der Lage, sich den Dokumentbestand gezielt nach diesen Kriterien in einer dynamisch generierten, hierarchischen Baumstruktur direkt unter dem My-windream-Knoten im Windows Explorer anzeigen zu lassen und im Bestand zu „browsen“ anstatt eine Suche öffnen zu müssen und Suchkriterien einzugeben.

Ein weiterer typischer Anwendungsfall besteht unter anderem in einem effizienten Projektmanagement. In diesem Sektor lassen sich projektbezogene Dokumente etwa nach Attributen wie den Namen der Projektverantwortlichen, nach dem aktuellen Projektstatus, nach Jahresangaben oder nach Projektnamen hierarchisch filtern und auflisten. Insbesondere auch Behörden, deren Dokumentablage sich strikt nach Aktenplänen und -zeichen richtet, erhalten mit den dynamischen Sichten ein effektives Werkzeug zur Sichtung ihres Aktenmaterials. So lassen sich beispielsweise Akten automatisch in einem hierarchisch gegliederten Aktenzeichenbaum in Ordnern darstellen, obwohl die Dokumente nach ganz anderen Kriterien in verschiedenen Ordnern abgelegt wurden.

Favoriten und Vorschau


Die Dokumente, die in den Kategorien der virtuellen Sichten angezeigt werden, lassen sich in einer Vorschau öffnen, anzeigen und bearbeiten. Zudem werden auch die Dokument-Eigenschaften wie zum Beispiel der zugeordnete Dokumenttyp mit den Indizes unter den virtuellen Ordnern angezeigt. Darüber hinaus können Anwender individuelle Sammlungs- und Favoritenlisten erstellen, indem sie beliebige windream-Dokumente per Drag and Drop in einen Sammlungsordner ziehen.
Die Einsatzgebiete der virtuellen Ordner sind vielfältig und beschränken sich nicht auf spezifische Anwendungsfälle. Die Beispiele Rechnungs- und Projektmanagement sowie die hierarchische Aktenansicht sind nur einige von vielen anderen. Generell sind der Individualisierbarkeit keine Grenzen gesetzt.

Mit der neuen My-windream-Lösung in windream 5.0 bieten wir Unternehmen und Institutionen ein äußerst effizientes und wertvolles Software-Tool, das in gravierendem Maße dazu beiträgt, täglich wiederkehrende Geschäftsprozesse schnell und effektiv zu bewältigen. Insbesondere in Fällen, in denen verschiedene Abteilungen jeweils eine spezielle Sicht auf den Dokumentbestand beziehungsweise auf Akten benötigen, steht mit My windream jetzt eine flexibel einsetzbare Lösung zur Verfügung, die völlig neuartig ist und die es in dieser Form bisher nicht gegeben hat – auch nicht bei anderen ECM-Herstellern!

Dynamische Sicht auf Kundendaten mit "My windream"
Vorschau von Favoriten mit windream DocView in "My windream"