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Digitale Personalakte mit dem windream ECM-System

Substanzielle Unterstützung der Personalabteilung für Personaldokumente, Arbeitsprozesse und Compliance


Die Pronobis GmbH, österreichischer windream-Distributor in Wien, stellt seine digitale Personalakte für leistungsstarkes Personalmanagement vor. Die Lösung verbindet anwendungsorientierte HR-Verwaltungsfunktionen und optimale Prozesssteuerung.

Personalabteilungen von Unternehmen sehen sich einer wachsenden Vielzahl von Aufgaben gegenüber. Dabei steigt der Verwaltungsaufwand mit der Menge der zu verwaltenden Datensätze: Persönliche Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse und Meldebescheinigung sowie regelmäßig anfallende Abrechnungen, Zeitnachweise, Reisekostenbelege – um nur einen kleinen Teil zu nennen – stellen die Abteilungen vor große Herausforderungen in Bezug auf das effiziente Handling dieser Datensätze. Zugleich werden sehr hohe Anforderungen an die Sicherheit der sensiblen Informationen gestellt. In diesen Fällen kann die Einführung einer digitalen Personalakte den Arbeitsaufwand und die Handling-Prozesse optimieren – genauer: eminent vereinfachen und zugleich beschleunigen.

Aufgaben der digitalen Personalakte


Die Pronobis-Lösung ermöglicht neben dem komfortablen Scannen und Zuordnen der auf Papier vorliegenden Personaldokumente die strukturierte Ablage aller elektronischen Personaldokumente. Office-Dokumente wie Lohnabrechnungen und Zeitprotokolle sowie Bilder, Verträge und E-Mails werden manuell erstellt oder direkt aus der Personalmanagementsoftware übernommen.
 
Eine automatische Erinnerungsfunktion zur Wiedervorlage von Dokumenten wie Führerschein, polizeiliches Führungszeugnis, Qualifikationsbestätigung etc. stellt die zeitnahe Aktualisierung dieser Dokumente sicher.

Mitarbeiterstammdaten können aus der Personalmanagementsoftware für die Indexierung übernommen werden. Die Zugriffsmöglichkeit auf Dokumente basiert auf einem feingliedrig einstellbaren Berechtigungskonzept, das aber einfach und flexibel auf Basis der Windows-Benutzerstrukturen definiert werden kann. So wird die schnelle Recherche und Anzeige der Personalakten für die berechtigten Benutzer sichergestellt, natürlich unter Wahrung sensibler Datenschutzauflagen und Zugriffsberechtigungen. Auf diese Weise werden rechtliche und Compliance-Vorgaben umfassend erfüllt.

Prozessmanagement


Mit der digitalen Personalakte ergibt sich auch die Möglichkeit, heutige Arbeitsabläufe auf schnellere und effizientere elektronische Prozesse umzustellen. Das windream ECM-System lässt sich in Kombination mit windream BPM zu einem vollständig integrierten Prozessmanagement zur Steuerung und Überwachung unternehmensweiter Prozesse ausbauen.

Weitere Informationen


Weitere Informationen zur digitalen Personalakte erhalten Sie direkt über die Pronobis GmbH, im Internet unter www.pronobis.at sowie in der entsprechenden Produkt-Broschüre.