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CoSAP bei hanseWasser

Die technische und kaufmännische „Lebensakte“ ist in Betrieb


Nach fast zweijähriger Konzept- und Umsetzungsphase ging im September 2014 das Projekt CoSAP bei dem Unternehmen hanseWasser Bremen GmbH in den produktiven Betrieb. CoSAP steht für „Connect SAP“. Dabei handelt es sich um ein neues Verfahren, mit dem sich technische und kaufmännische Dokumente automatisch erfassen und einer technischen Lebensakte oder einer kaufmännischen Vorgangsakte zuführen lassen. Die vollständige Akte mit allen assoziierten Dokumenten steht dem SAP-MM/PM-Anwender per Mausklick sofort in elektronischer Form am Bildschirm zur Verfügung.

Das Besondere an diesem neuen Verfahren ist, dass der Mitarbeiter bei hanseWasser neue Dokumente den Akten nicht selber zuweisen muss. Dies wird nun vollautomatisch durch das ECM-System windream ausgeführt. Ob jetzt per menüunterstütztem Scanner oder mittels „Speichern unter…“ aus Anwendungen heraus, ob per Drag-and-drop im Windows Explorer oder per Druckvorgang in SAP – alle Dokumente landen in einem elektronischen Posteingang, werden von windream erkannt, klassifiziert, vollautomatisch der passenden Akte zugewiesen und sofort mit SAP verknüpft.

Dieser Prozess erfordert kein Nacharbeiten mehr und kein manuelles, umständliches Suchen nach der richtigen Vorgangsakte. Dies wird komplett von windream übernommen. Natürlich sind die Akten mit ihren Dokumenten wie gewohnt über den Windows Explorer oder über die windream-Suche einzusehen. Denn diese Dokumente werden nicht nur mit SAP verknüpft, sondern auch automatisch mittels zeitgesteuerter Jobs nachindexiert.

Das Projektteam bei hanseWasser ist davon überzeugt, dass dieses neue Verfahren erhebliche Transparenz und Effizienz in seine tägliche Arbeit bringen wird, aber vor allem auch die Sicherheit, immer und sofort alle wichtigen Dokumente zu einem Vorgang im direkten Zugriff zu haben.