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CEBIT 2018: windream GmbH zeigt effiziente Lösungen für digitales Aktenmanagement

 

Datenschutzanforderungen im Fokus

07.06.2018 | Bochum. – Zusätzlich zu dem bereits angekündigten Ausstellungsprogramm wird die windream GmbH auf der CEBIT 2018 effiziente Software-Lösungen für das Management digitaler Akten präsentieren. Das Spektrum der auf der Messe vorgestellten aktenbezogenen Prozesse reicht von der Anlage über die Bearbeitung der Inhalte bis hin zur revisionssicheren Ablage im windream-Langzeitarchiv. Am Beispiel diverser Anwendungsfälle wie Personal-, Kunden-, Lieferanten- und Projektakten demonstriert das Messeteam der windream GmbH, wie sich unterschiedlichste Arten von Akten und komplexe Bestände digital und damit individuell, flexibel und sicher verwalten lassen.

In diesem Kontext wird auch den besonders vielfältigen Anforderungen Rechnung getragen, die bei der sicheren Ablage der Akten – insbesondere im Bereich der Personalverwaltung – zu berücksichtigen sind. So erfüllen alle aktenbezogenen Verwaltungsvorgänge mit windream selbstverständlich auch die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes, die sich seit der Einführung der EU-DSGVO deutlich verschärft haben. Die Vorgaben dieser EU-weiten Verordnung lassen sich insbesondere mit einem ausgefeilten Rechtekonzept im windream ECM-System realisieren. Es stellt sicher, dass immer nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Akten mit sensiblen, personenbezogenen Inhalten haben, die auch explizit dazu autorisiert sind.

Revisionssicherheit durch Rechtsgutachten bestätigt

Die digital erfassten Dokumente, die die Inhalte der Akten bilden, sind im windream-Archiv sicher aufgehoben. windream gewährleistet die jederzeitige Einhaltung der gesetzlichen bzw. steuer- und finanzrechtlichen Vorgaben, die für die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen gelten und sichert zudem auch die Unveränderbarkeit der Daten. Dies bedeutet, dass alle im windream-Archiv abgelegten Dokumente nach einer exakt definierbaren Bearbeitungsfrist nicht mehr veränderbar und gleichzeitig auch noch nach vielen Jahren abrufbar sind. Wichtig zu wissen für alle Anwender: Die Revisionssicherheit des ECM-Systems windream ist durch ein unabhängiges Rechtsgutachten bestätigt worden. Das Gutachten gilt für den gesamten deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich und Schweiz).

Leichte Integration in bestehende IT-Systeme

Das ECM-System windream lässt sich zudem ohne weiteren programmiertechnischen Aufwand in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integrieren. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn bereits unternehmensspezifische Software eingesetzt wird, die personalrelevante Informationen nutzt und speichert, zum Beispiel ERP-Systeme.

windream kann in direkter Anbindung an das im Unternehmen führende ERP-System eingesetzt werden, etwa in SAP-Umgebungen oder im Kontext von Microsoft Dynamics AX / NAV sowie in Kooperation mit vielen weiteren Applikationen. Die in den jeweiligen Drittanwendungen bereits enthaltenen Stammdaten werden dann automatisch an windream übergeben und dort für die Anlage, Indexierung und somit für die Verwaltung der digitalen Akten genutzt.

Dank der vollständigen Integration des windream ECM-Systems in das Windows-Betriebssystem lassen sich digitale Akten ebenso leicht und effizient organisieren wie beliebige andere Dokumente. Aufgrund des windream-spezifischen, patentierten Software-Konzepts der Windows-Integration werden alle gespeicherten Informationen in digitaler Form ganz einfach über den Windows Explorer verwaltet.

Individuelle Sichten auf Aktenbestände

windream ermöglicht es den Mitarbeitern in Unternehmen, eigene Sichten auf Akten und die darin enthaltenen Dokumente zu erstellen. In diesem Kontext lassen sich Akten und Informationen ganz nach individuellen Anforderungen zusammenstellen, sichten und auf dem Bildschirm präsentieren. Es handelt sich dabei stets um eine rein „virtuelle“ Sicht auf den Aktenbestand.

Schneller Zugriff auf alle Informationen

Nicht zuletzt unterstützt windream die Sachbearbeiter in Unternehmen auch beim schnellen Zugriff auf die in den Akten gespeicherten Informationen, zum Beispiel bei Anfragen von Kunden. Ausgefeilte Rechercheoptionen anhand unterschiedlicher Recherche-Strategien stellen sicher, dass jede Information quasi „auf Knopfdruck“ wiedergefunden werden kann, und zwar unabhängig von den Aktentypen, die im Unternehmen eingesetzt werden.

Live-Präsentation in Hannover

Das Messeteam der windream GmbH zeigt die digitale Aktenverwaltung im Rahmen seines CEBIT-Messeauftritts vom 12. bis zum 15. Juni live vor Ort in Hannover. Besucher finden den windream-Stand in Halle 15. Die Standnummer lautet E08.


Über die windream GmbH

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