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IT & Business 2016: BSS Business Solutions for Services GmbH

GoBD-konforme Rechnungsverarbeitung - integriert in Microsoft Dynamics NAV

BSS Business Solutions for Services GmbH präsentiert Lösung zur automatisierten Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen in windream


30.09.2016 | Mülheim / Mannheim / Stuttgart / Hannover. – Wie Unternehmen ihre sowohl per Post als auch per E-Mail eingehenden Rechnungen automatisiert verarbeiten können, zeigt die BSS Business Solutions for Services GmbH während der IT & Business am Partnerstand der windream GmbH (1A35). Die Lösungen sorgen nicht nur für Zeit- und Kostenersparnis, sondern entsprechen den GoBD, die bereits seit Anfang 2015 gültig sind. Für eine revisionssichere Archivierung aller aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sorgt das Enterprise-Content-Management-System windream. Die BSS GmbH hat eine nahtlose Integration zwischen windream und der ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV realisiert. Anwender können somit direkt aus dem ERP-System auf die in windream hinterlegten Dokumente zugreifen, ohne die Applikation zu verlassen.

„Obwohl die GoBD bereits seit dem 1. Januar 2015 gilt, haben immer noch viele Unternehmen, so unsere Erfahrung, diese nicht umgesetzt“, sagt Klaus Hilpert von der BSS West. „Sie verzichten auf viele Vorteile, so zum Beispiel auf die Rationalisierung der Prozesse oder darauf, Papierrechnungen nach dem Scannen zu vernichten. Die Vorgehensweise muss zwar einmal lückenlos dokumentiert werden, kann dann aber auf die meisten steuerlich relevanten Dokumente angewendet werden. Das Ergebnis sind geringere Lagerkosten für die Aufbewahrung, vor allen Dingen aber ein schnellerer Informationszugriff vom Arbeitsplatz“, so Klaus Hilpert weiter.

Eingangsrechnungen GoBD-konform verarbeiten und archivieren
Ein weitaus größeres Einsparpotential als beim sogenannten „ersetzenden Scannen“ bietet nach Auffassung des BSS-Geschäftsführers die Rechnungseingangsverarbeitung. Mit der BSS-Lösung werden postalisch eingehende Belege zunächst gescannt und die Inhalte dann per OCR ausgelesen. Es folgt die Belegerkennung. BSS NAVCapture ist in der Lage, auch aufwändige Belege ohne das Aufbringen eines Barcodes oder das Hinzufügen eines Trennblattes zu erkennen und zu verarbeiten. Somit werden beispielsweise Split-Buchungen auf Kostenstellen erkannt und verarbeitet. Zusätzlich kann die Lagerregulierung durch BSS | NAVCapture gesteuert werden. Microsoft Dynamics NAV® unbekannte Kreditoren können durch BSS | NAVCapture neu angelegt werden.

Anhand der Steuernummer oder UST-ID „weiß“ das System, um welchen Kreditor es sich handelt, und unterbreitet entsprechende Kontierungsvorschläge, die der Anwender nur noch bestätigen muss. Erhalten Kunden beispielsweise von ihrem Mobiltelefon-Provider Rechnungen mit Aufteilung nach Telefonnummern der Handys oder Kfz-Kennzeichen bei Leasing-Fahrzeugen, so werden entsprechende Kostenstellen vorgeschlagen, nachdem sie einmal hinterlegt worden sind. Kreditoren oder in Rechnung gestellte Produkte bzw. Dienstleistungen, die Microsoft Dynamics NAV noch nicht kennt, kann der Anwender jederzeit neu anlegen. Damit reduziert sich der manuelle Aufwand bei der Erfassung und Verbuchung der Rechnungen sowie die damit verbundene Fehlerquote deutlich. Die abschließende Archivierung erfolgt in einem eigenen Format in windream über BSS | NAVLink für windream – eine von Microsoft als offizielles Add-on anerkannte Integration zwischen MS Dynamics NAV und windream. Sämtliche in windream archivierten Dokumente können komfortabel direkt in Dynamics NAV recherchiert und sofort angezeigt werden.

Bei per E-Mail empfangenen Rechnungen ist die Vorgehensweise ähnlich. Da sie bereits digital vorliegen, entfällt das Scannen. Analog zum papierbasierten Pendant unterbreitet das BSS-System direkt auf Basis der Datei entsprechende Buchungs- und Kontierungsvorschläge, die wiederum vom Anwender bestätigt werden. Die Archivierung erfolgt dann im eigenen Format und, so die GoBD-Vorgabe, im Originalformat.

Rechnungsprüfung mit Eskalationsmanagement


Die BSS-Lösung enthält darüber hinaus Funktionen zur Rechnungsprüfung. Sie versendet einen Link zu der zu prüfenden und zur Zahlung freizugebenden Rechnung an den Besteller, der somit die Rechnung auch von außerhalb einsehen und prüfen kann. Über das integrierte Eskalationsmanagement können Aktionen hinterlegt werden, die automatisch ausgelöst werden, wenn der Verantwortliche bis zu einem definierten Zeitpunkt die Rechnung nicht geprüft hat.

Direkter Zugriff, Versionierungsfunktionen u.v.a.m.


Das BSS-System unterstützt die bestehende Infrastruktur mit allen Office-, Mail- und anderen Anwendungen. Kunden- oder projektbezogene Dokumente lassen sich auf Knopfdruck anzeigen. Die Anwender haben aus der ihnen bekannten Microsoft-Oberfläche alle Dokumente im direkten Zugriff. Zeitaufwändiges Suchen entfällt. Eine Besonderheit dabei ist, dass durch die Versionierungsfunktion von windream sämtliche Vorgängerversionen, beispielsweise von Angeboten, erhalten bleiben. Alle Dokumente, die zu einem Vorgang gehören, sind strukturiert aufgelistet. Bei Rückfragen können diese direkt geöffnet werden.

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