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Ein Schweizer Taschenmesser für Merck

BioMedion implementiert DMS- und Workflow-Lösung BM-Flow am Schweizer Standort der Merck Unternehmensgruppe in Schaffhausen


Unser windream-Partner BioMedion GmbH aus Hennigsdorf bei Berlin hat bei Merck & Cie in Schaffhausen, Schweiz, seine DMS- und Workflow-Lösung BM-Flow installiert. Die ECM-Funktionalitäten dieses Produkts basieren auf windream-Technologie und berücksichtigen die besonderen Anforderungen der chemisch-pharmazeutischen Industrie.

In diesem Sektor kommt es speziell darauf an, Prozessabläufe und Produktionsverfahren – anders als in vielen anderen Branchen – lückenlos zu dokumentieren, zu steuern und zu administrieren, um dadurch zum Beispiel die korrekte Ausführung spezifischer Prozesse gegenüber Kontrollinstitutionen und Behörden jederzeit nachweisen zu können.

„Gelenkte“ Dokumente


BM-Flow-Schema

Merck & Cie war auf der Suche nach einem „Schweizer Taschenmesser“ für sein Dokumentenmanagement, mit dem sich geschäftsrelevante Prozesse und die damit assoziierten Dokumente universell steuern und verwalten lassen. Auf ein und derselben Plattform sollten die unterschiedlichsten Dokumente „gelenkt“ werden. Dabei wurde besonderes Augenmerk auf die einfache Bedienbarkeit gerichtet sowie auf die vollständige elektronische Abbildung der Prozesse, bei der in manchen Bereichen trotzdem das Ausdrucken auf Papier möglich sein sollte. Hinzu kamen weitere Anforderungen wie etwa die Konformität zu internationalen Regularien, die Integration elektronischer Signaturen, die Überwachung von Fristen, die Verknüpfung von Dokumenten oder auch eine vollständige Integration in Windows.

„Durch die einfach zu erlernende Oberfläche des Systems kommen die Anwender sehr schnell mit der Software klar“, erläutert Harald Sauter, Projektleiter für DMS bei Merck & Cie, und fügt hinzu: „Die Akzeptanz des Systems wird zusätzlich durch den hohen Nutzen der verwendeten Smartcards für die Mitarbeiter unterstützt. Zugangskontrolle, Zeiterfassung und die elektronischen Signaturen werden über eine einzige Karte für jeden Anwender realisiert.“

BM-Flow unterstützt die tägliche Arbeit bei Merck in vielen Bereichen. Bei der Ermittlung der Benutzeranforderungen wurden insgesamt 35 Dokumentarten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen definiert. Hierzu zählen zum Beispiel Standard Operating Procedures (SOPs), Qualifizierungspläne, Validierungsberichte, Policies und Formulare. Alle Dokumente können durch eine Volltextsuche schnell im System wiedergefunden werden.

Lückenlose Vorgangskontrolle


Der Dokumentverantwortliche bei Merck hat mit Unterstützung durch die windream-Technologie volle Kontrolle über alle Prozesse, vom Anlegen und Bearbeiten über die Prüfung bis hin zur Genehmigung. Darüber hinaus kann er Fristen setzen, um dringliche Dokumente bevorzugt freizugeben. Beide Seiten – Dokumentverantwortlicher und Bearbeiter – haben in ihrer Vorgangsliste alle Aufgaben und Fristen immer im Blick. Bei Fristüberschreitungen werden beispielsweise Erinnerungsmails automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter verschickt. Auch wenn sich die Review-Frist eines Dokuments nähert, wird der Dokumentverantwortliche rechtzeitig per E-Mail darüber informiert.

Schulungen und weitere Einsatzgebiete


Merck & Cie nutzt BM-Flow mit der windream-Technologie auch zur Planung und Dokumentation von Schulungsmaßnahmen. Die verantwortlichen Mitarbeiter bei Merck sind dadurch in der Lage, den aktuellen Schulungsstand der Mitarbeiter jederzeit festzustellen und abzurufen. Darüber hinaus können Dokumente mit anderen Unternehmen ausgetauscht werden. Berechtigten Benutzern ist es möglich, ein Dokument für den Zweck der Übersendung an andere Firmen auszudrucken und diesen Vorgang zu protokollieren, damit es von externer Seite geprüft und unterschrieben werden kann. Diese Unterschriften erfolgen zurzeit noch auf Papier. Mit der zunehmenden Verbreitung elektronischer Signaturen kann dieser Prozess in Zukunft jedoch vollständig digitalisiert werden.
Schließlich werden alle relevanten Dokumente im PDF-Format dauerhaft archiviert. Dies gilt auch für begleitende Informationen wie zum Beispiel Schulungsnachweise. Mit der in BM-Flow integrierten Archivierungsfunktionalität, die ebenfalls auf windream-Technologie basiert, wird eine langfristige Verfügbarkeit aller Informationen gewährleistet – alles unter besonderer Berücksichtigung der speziellen Anforderungen der pharmazeutischen Industrie.

Interessenten erhalten weitere Informationen über das Leistungsspektrum und die Einsatzmöglichkeiten von BM-Flow direkt beim windream-Partner BioMedion GmbH, Neuendorfstraße 20b, 16761 Hennigsdorf/Berlin, Telefon +49 3302 20234 01, Fax: +49 3302 20234 99, E-Mail: info@biomedion.com, Internet: www.biomedion.com.