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An der Erstellung einer Verfahrensdokumentation kommen Unternehmen und Selbstständige nicht vorbei. Häufig herrscht jedoch Unklarheit darüber, was eine Verfahrensdokumentation überhaupt ausmacht, wie die Umsetzung gelingt und welchen Zweck sie sowohl gesetzlich als auch für das Unternehmen erfüllt. Besonders die zugrundeliegende Rechtslage ist dabei vielen ein Rätsel.
Hier erhalten Sie Antworten auf die folgenden Fragen:
Durch die Verfahrensdokumentation soll sichergestellt werden, dass Sie bei der digitalen Verwaltung Ihrer Dokumente die gesetzlichen Standards einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung einhalten. Aus Sicht des Betriebsprüfers ist sie eine Art Handbuch für Ihr Unternehmen, denn sie verschafft einen Überblick über alle steuerrelevanten Prozesse, Daten und Ablagesysteme.
Das primäre Ziel ist es, einem sachverständigen Dritten in möglichst kurzer Zeit zu ermöglichen, Verfahren und Prozesse adäquat nachvollziehen und überprüfen zu können. Auf der anderen Seite profitieren auch Sie und Ihr Unternehmen von der Verfahrensdokumentation – doch dazu später mehr.
Vereinbaren Sie jetzt einen Termin mit den windream-Experten und erfahren Sie mehr über die revisionssicheren Archivierung mit dem windream ECM-System für Ihre Verfahrensdokumentation.
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Wer muss eigentlich eine Verfahrensdokumentation erstellen? Und ist man gesetzlich dazu verpflichtet? Die Antwort ist eindeutig: Der Gesetzgeber sieht eine Verfahrensdokumentation für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen vor – und das bereits seit Inkrafttreten der GoBD in 2015. Damit ist die Verfahrensdokumentation Pflicht für jeden Unternehmer und Freiberufler in Deutschland! Bei der konkreten Ausgestaltung werden hingegen Freiheiten eingeräumt, solange die Inhalte verständlich und in angemessener Zeit durch einen Betriebsprüfer nachvollzogen werden können.
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Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das Bundesministerium für Finanzen regelt hier die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung in Unternehmen.
In Folge der fortschreitenden Digitalisierung werden geschäftliche Unterlagen immer weniger in physischen Akten, sondern zunehmend in digitaler Form archiviert. Die entscheidende Anforderung an die digitale Archivierung dieser Dokumente ist der Schutz
Werden die genannten Anforderungen nicht erfüllt, können entscheidende Richtlinien der GoBD nicht eingehalten werden. Mit einem ECM-System, das Revisionssicherheit in der Archivierung ermöglicht, tragen Sie diesen Kriterien hingegen Rechnung. „Revisionssicher“ bedeutet schlichtweg, dass die archivierten Dokumente für einen festgelegten Zeitraum in einem nicht veränderbaren Zustand gespeichert sind. Das windream ECM-System schafft somit einen Teil der Voraussetzungen für eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen, welche den geltenden Gesetzen entspricht.
Liegt keine Verfahrensdokumentation vor, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Buchführung als unzureichend bewertet wird. Sofern zwar eine Verfahrensdokumentation erstellt wurde, diese aber an allen Ecken und Enden formale sowie sachliche Mängel aufweist, wird Ihnen der Betriebsprüfer ebenfalls die Rote Karte zeigen. Als Konsequenz droht im schlimmsten Fall eine Steuerschätzung. Die Erstellung einer ordnungsgemäßen, sorgfältigen Verfahrensdokumentation ist daher dringend zu empfehlen. Auch aufgrund der Vorteile für Ihr Unternehmen.
Eine Verfahrensdokumentation ist nicht nur aus gesetzlicher Perspektive sinnvoll, sondern bietet Ihrem Unternehmen viele Vorzüge. So werden relevante Prozesse und die damit verknüpften Sachverhalte sauber dokumentiert und stehen jederzeit zur nachträglichen Einsicht bereit. Insgesamt verschriftlichen Sie wertvolles Unternehmenswissen und stellen es dauerhaft zur Verfügung. Hier eine Übersicht der wichtigsten Vorteile einer Verfahrensdokumentation, von denen Sie und Ihre Mitarbeitenden profitieren können:
Fehlerquellen und Optimierungspotenziale leichter erkennen
Optimierte Onboarding-Prozess durch sorgfältig dokumentierter Arbeitsprozesse.
Kollektiv verfügbare Informationen anstatt Wissens-Silos.
Vorwurf der Fahrlässigkeit: Sichern Sie sich ab durch dokumentierte Arbeitsabläufe.
Vermitteln Sie Transparenz gegenüber dem Betriebsprüfer. So vermeiden Sie Diskussionen und Schätzungen.
Auf die einzelnen Abschnitte einer Verfahrensdokumentation gehen wir im nächsten Absatz ein. Eine qualifizierte Erstberatung sollten Unternehmen hingegen bei einem Steuerberater oder bei den entsprechenden internen Ansprechpartnern im Unternehmen einholen (Buchhaltung, Prokurist, Rechtsabteilung etc.), da hier die notwendige rechtliche Expertise vorliegt.
Ziel der windream-Beratung ist es, darüber zu informieren, wie unser ECM-System Sie bei der Verfahrensdokumentation unterstützen kann. Dieses Wissen im Umgang mit dem windream ECM-System wird Ihnen die rechtskonforme Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation deutlich erleichtern.
Gibt es eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation? Eine vermeintlich allgemeingültige Anleitung für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation sollten Sie mit Vorsicht behandeln. Die Anforderungen hängen im Detail stets vom jeweiligen Unternehmen, der Branche und von weiteren rechtlichen Faktoren ab.
Was Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation hingegen erleichtern kann, sind verschiedene frei zugängliche Checklisten, auf die wir in unserer Beratung gerne hinweisen. Zusätzlich empfehlen wir in diesem Rahmen einen bestimmten Aufbau für die Verfahrensdokumentation, den wir wie folgt definiert haben:
Auf die Einzelheiten zu den genannten Punkten gehen wir in unserer Beratung detailliert ein.
Kurz erläutert sei hier aber das Interne Kontrollsystem (IKS), dem besondere Relevanz im Rahmen der Verfahrensdokumentation zukommt. Das Vorhandensein eines IKS wird in den GoBD explizit vorgeschrieben. Insbesondere erfolgt hier eine Darlegung über die Bereitstellung der Prozessdokumentation im Rahmen des Datensicherheitskonzepts. Neben viele weiteren Funktionen des IKS, ist diese insbesondere für die Verfahrensdokumentation von großer Wichtigkeit. Ob diese Aufgabe manuell – also von einer oder mehreren Personen – oder unter Zuhilfenahme einer entsprechenden Softwarelösung ausgeführt wird, ist dem Unternehmen selbst überlassen.
Mit dem windream ECM-System und der Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung stellen Sie die Weichen für eine gesetzeskonforme Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen. windream unterstützt Sie dabei sowohl mit der Softwarelösung als auch durch ein begleitendes Beratungsangebot. Ziel unserer Beratung ist es, ein klares Bewusstsein und Verständnis für die Anforderungen einer Verfahrensdokumentation zu schaffen, Ihnen bei der Durchführung zu helfen, und Möglichkeiten aufzuzeigen, wie unsere Softwarelösung Sie dabei unterstützen kann.
Die Rechtskonformität unserer ECM-Software-Suite windream ist von einer unabhängigen und anerkannten Prüfungsinstanz bestätigt worden. Das Rechtsgutachten bescheinigt dem windream-System eine „vollumfängliche Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen“. Der Gutachter kommt im Rahmen seiner Prüfung des windream ECM-Systems zu dem Ergebnis, dass windream die gesetzlichen Vorgaben gemäß GoBD nicht nur beim Einsatz unveränderbarer bzw. einmal beschreibbarer Speichermedien erfüllt. Die Revisionssicherheit ist vor allem auch dann gewährleistet, wenn veränderbare Medien eingesetzt werden.
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Wir möchten Sie nicht nur mit unserem ECM-System bei der Verfahrensdokumentation unterstützen. Gerne beraten Sie dazu auch unsere windream-Experten im persönlichen Gespräch. Nehmen Sie also gerne Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie einen Termin. Wir freuen uns auf Sie.
Wir beraten Sie gerne persönlich zu unseren Lösungen rund um die Digitalisierung!
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