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GOBD: Wichtige Information zu elektronischen Aufzeichnungen und Unterlagen

Wichtige Information zur Führung und Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen und Unterlagen nach den GoBD ab dem 1. Januar 2015


In den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – legt das Bundesfinanzministerium Kriterien fest, die bei der elektronischen Ablage und Archivierung buchführungsrelevanter Unterlagen zu beachten sind. Das Thema wurde unter anderem auch auf der kürzlich zu Ende gegangenen CeBIT erläutert. Wir nehmen dies zum Anlass, um unsere Kunden und Partner kurz auf die wichtigsten Aspekte dieser Grundsätze hinzuweisen.

Was sind die GoBD?


Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff fassen allgemeinverbindlich alles zum Thema elektronische Buchführung und Archivierung zusammen. Der Herausgeber, das Bundesfinanzministerium, will damit eventuell bestehende Unsicherheiten in Bezug auf die Archivierungspflicht elektronischer, steuer- und handelsrechtlicher Unterlagen beseitigen. Mit den GoBD wurde damit zum ersten Mal ein verbindliches Nachschlagewerk für Steuerpflichtige geschaffen, das die bislang in verschiedenen Vorschriften und BMF-Schreiben „verstreuten“ Regelungen zusammenfasst und die GoBS (BMF-Schreiben vom 07.11.1995) und GDPdU (BMF-Schreiben vom 16.07.2001 und 14.09.2012) ersetzt.

Seit wann und für wen gelten die Grundsätze?


Das Bundesfinanzministerium hat die Grundsätze in einer elektronischen Mitteilung an die obersten Finanzbehörden der Länder am 14. November 2014 publiziert. Die Gültigkeit der verfassten Grundsätze besteht seit dem 1. Januar 2015. Das Ministerium gibt in den GoBD klare Grundsatzregelungen vor, die sowohl für Unternehmen, aber auch für Hersteller von Archivierungs- und ECM-Systemen relevant sind, mit denen Unterlagen dieser Art gespeichert werden.

Welche Kriterien sind von Unternehmen, ECM-Anwendern und  Herstellern zu beachten?


Elektronische Archivierung ist der Papierablage gleichgestellt: Die elektronische Buchführung und die elektronische Archivierung steuer- und handelsrechtlicher Belege sind nach den gleichen Prinzipien zu bewerten wie Papiersysteme. Obwohl dieser Aspekt nicht neu ist, so ist er in Randziffer 22 in der Veröffentlichung der GoBD vom 14. November 2014 nun erstmals als verbindlich nachzulesen.

Für E-Mails gilt: E-Mails, die elektronische Eingangsrechnungen enthalten, dürfen gelöscht werden, sofern die E-Mail nur als Transportmedium für die als Anhang übermittelte Rechnung fungiert. Dieser Sachverhalt ist in etwa vergleichbar mit dem Postversand: Der Briefumschlag darf vom Empfänger vernichtet werden, der eigentliche Brief nicht.

Was einmal elektronisch auswertbar war, muss mitarchiviert werden. Beispiel: Es dürfen XML-Daten einer Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard nicht durch Wandlung (z.B. in eine TIFF-Datei) verloren gehen. Wenn der Volltext aus einer Eingangsrechnung extrahiert wird, so ist dementsprechend auch der Volltext zu archivieren. Es besteht jedoch prinzipiell keine Pflicht, Volltexte zu generieren

Formatwandlung nur bedingt zulässig: Elektronische Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen im Originalformat archiviert werden. Eine Wandlung in andere Formate ist unter bestimmten Bedingungen zwar möglich, aber es darf keine inhaltliche Änderung erfolgen, und es müssen dann immer beide Formate (die originale Datei UND die gewandelte) archiviert werden.

Elektronische Erfassung von Eingangsbelegen durch Scanner: Das Verfahren muss dokumentiert werden. Die GoBD empfehlen dem Steuerpflichtigen sogar die Erstellung einer Organisationsanweisung, die weitere Details enthält, zum Beispiel zu den für den Prozess verantwortlichen Personen. Es muss farbig gescannt werden, sofern die Farbe Beweisfunktion hat (z.B. negative Beträge nur in roter Schrift). Signaturen oder Zeitstempel sind aus Sicht der GoBD nicht erforderlich, jedoch darf die weitere Bearbeitung des Vorgangs nach dem Scannen nur noch mit dem elektronischen Beleg erfolgen. Gescannte Papierbelege dürfen unter Beachtung der AO vernichtet werden, soweit nicht andere Gesetze und Vorschriften die Aufbewahrung von Papier vorschreiben. Aufgrund der Beweiskraft (z.B. im Zivilrecht) muss jeder Anwender selbst entscheiden, ob er das Papieroriginal behält oder nicht.

Wahrung der Auswertbarkeit nach System-Migration: Bei einem Systemwechsel muss die Auswertbarkeit der Daten und Dokumente im neuen System nach einer Migration vollständig gewahrt bleiben. Ansonsten muss die „alte“ Hard- und Softwareinstallation weiter vorgehalten werden.

Anforderungen an die DV-Verfahrensdokumentation: Dazu folgendes Zitat aus den GoBS, Randziffer 151: Es „muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.“
Es gilt jedoch auch (Randziffer 155): „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“ Oder anders gesagt: Es kommt darauf an, dass die Buchhaltung insgesamt geordnet und nachvollziehbar ist. Kleinere Mängel – und dazu zählt auch eine fehlende Verfahrensdokumentation – führen nicht dazu, dass die Finanzbehörden die Buchhaltung in Gänze verwerfen.

Keine Testate durch die Finanzverwaltung: Last not least wird in den GoBD darauf hingewiesen, dass die Finanzverwaltungen keine Empfehlungen oder Positivtestate für ein elektronisches Archiv zur elektronischen Buchführung erteilen. Auch gibt es keine allgemeingültigen Systemabnahmen durch die Finanzverwaltungen. Testate von zum Beispiel Wirtschaftsprüfern, Gutachtern oder IT-Herstellern können zwar zur Auswahl eines geeigneten Systems genutzt werden, sie haben aber keinerlei Einfluss auf die von Steuerpflichtigen zu erfüllenden rechtlichen Anforderungen, die von der Finanzverwaltung vorgegeben werden.

Fazit: Vieles, was in den GoBD steht, ist nicht wirklich neu, sondern nur erstmals schriftlich und verbindlich nachzulesen. Damit schaffen die GoBD Klarheit für Steuerpflichtige und räumen mit einigen Mythen rund um die elektronische Archivierung auf. Oder anders gesagt: Wer sich an die GoBD hält, archiviert revisionssicher.

Wo erhalte ich weitere Informationen, die für mein Unternehmen wichtig sind?

Detaillierte Informationen zu den relevanten Kriterien der GoBD gibt es „aus erster Hand“ auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums. Der genaue Wortlaut des Schreibens des Ministeriums vom 14. November 2014 an die obersten Finanzbehörden der Länder, das auch den Originaltext der GoBD mit Gültigkeit ab dem 1. Januar 2015 enthält, kann als PDF-Datei unter dem folgenden Link heruntergeladen werden:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html