Digitale Archivierung - Dokumente schnell und revisionssicher archivieren

Wie Dokumentenarchivierung heute funktioniert

Der Mensch ist ja bekanntlich ein Jäger und Sammler. Aber was hat das mit Archivierung zu tun? Ganz einfach: Wer sammelt, der archiviert auch. Denn Archivierung bedeutet ja, dass man sammelwürdige Objekte, egal ob es Briefmarken, Münzen, Antiquitäten oder Dokumente sind, ordnet und ablegt.
Auch in Unternehmen wird kräftig gesammelt, vornehmlich geschäftsrelevante Informationen und Dokumente. Und das ist eine ganze Menge!

Vorteile der digitalen Archivierung für Unternehmen

Revisionssichere Archivierung
Revisions-sichere Archivierung
Aufbewahrungsfristen einhalten
Aufbewahrungsfristen einhalten
Schnelle Recherche von Dokumenten im digitalen Archiv
Schnelle Recherche von Dokumenten
Digitales Archiv + DMS
Digitales Archiv + DMS in einem Produkt

Was ist elektronische bzw. digitale Archivierung?

Beim Archivieren kommt es immer darauf an, Dokumente im Unternehmen zu erfassen, zu sortieren und schließlich so sicher aufzubewahren, dass nichts verloren geht und alles schnell wiedergefunden werden kann. Diese Aufgabe übernimmt heutzutage eine moderne Archivierungssoftware für unterschiedlichste Dokumente. Die digitale Archivierung von Dokumenten ist dem Papierarchiv an Zugriffsgeschwindigkeit in etwa so überlegen wie das Rennpferd einer Schnecke. Abgesehen von der Geschwindigkeit kommt aber noch eine Vielzahl weiterer Aspekte hinzu.

Anforderungen an die digitale Archivierung für Unternehmen

Was ein elektronisches Archiv leisten muss

Es gibt eine ganze Reihe von Anforderungen, die ein digitales Archiv erfüllen muss.

Abgesehen von der Geschwindigkeit muss natürlich auch die Sicherheit der archivierten Daten berücksichtigt werden. Nichts darf verloren gehen. Die Aufbewahrung muss revisionssicher erfolgen.

Revisionssicherheit bedeutet, dass archivierte Informationen, sofern sie geschäftsrelevant sind, jederzeit geschützt sein müssen vor

  • unautorisiertem Zugriff und
  • Veränderbarkeit.

Das ist eine rechtliche Anforderung, die unter anderem in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) rechtsverbindlich festgelegt worden ist. In Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten müssen zudem auch die in der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) festgelegten Regelungen beachtet werden.

Vor diesem Hintergrund sind aber noch andere Kriterien zu beachten. So müssen etwa archivierte Rechnungen, die natürlich geschäftsrelevant sind, innerhalb einer gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist in Unternehmen gespeichert werden. Generell unterliegen alle geschäftsrelevanten Dokumente, auch E-Mails, einer bestimmten Aufbewahrungsfrist.
Mit dem windream Hochleistungsarchiv können Sie deshalb mittels der integrierten Lebenszyklusverwaltung bestimmen, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss und wann es gelöscht werden kann. So wird sichergestellt, dass kein Dokument vernichtet wird, bevor seine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Und – last not least – besteht die Anforderung an ein Hochleistungsarchiv auch darin, dass die archivierten Dokumente „recherchierbar“ sein müssen. "Recherchierbar" bedeutet, dass Dokumente zu jedem beliebigen Zeitpunkt abrufbar sind.

Was unterscheidet ein klassisches Aktenarchiv weiterhin vom digitalen Archivsystem?
Im Aktenarchiv suchen Sie, im digitalen Archiv finden Sie! Mit einer elektronischen Software wie dem windream Hochleistungsarchiv gelingt das Wiederfinden archivierter Informationen nahezu in Echtzeit.

Das liegt aber nicht nur daran, dass das digitale System schneller ist. Denn auch die Methoden, die sich zur Recherche nutzen lassen, sind vielfältig. Für den Zugriff auf archivierte Daten stellt Ihnen das Enterprise Content  Management-System windream eine ganze Reihe unterschiedlichster Suchoptionen zur Verfügung. Und falls Sie bestimmte Rechercheoptionen wiederholt anwenden möchten, können Sie komplexe Suchparameter und Suchterme dauerhaft speichern und zum Beispiel auf dem Desktop ablegen. Dann reicht ein Doppelklick auf das Symbol, um eine Suchroutine erneut auszuführen – beliebig oft.

Digitale Archivierung - windream GmbH

Mehr Effizienz im Büro

Mit der digitalen Archivierung Ihrer Dokumente wird Ihr Unternehmen zukünftig deutlich effektiver arbeiten als bisher. Das spart Zeit und Geld und bringt Ihnen einen enormen Wettbewerbsvorteil gegenüber Firmen, die ihre Akten immer noch aus dem Keller holen müssen. Selbstverständlich werden bei der zentralen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten alle gesetzlichen Bestimmungen in vollem Umfang erfüllt. Das gilt für die Verwaltung von E-Mails genauso wie für alle anderen sensiblen Unternehmensdaten.

Was Sie archivieren können

Selbstredend können Sie in einem elektronischen Archiv keine realen Objekte wie Briefmarken oder Münzen archivieren. Aber natürlich Abbildungen davon, zum Beispiel Fotos. Und damit wären wir beim Kernpunkt dieser Angelegenheit, denn es gilt: Grundsätzlich können Sie jede beliebige Information bzw. jedes beliebige Dokument im Archiv speichern, sofern es in Form digitaler Daten vorliegt, zum Beispiel:

  • Posteingänge wie Handels - und Geschäftsbriefe, Faxnachrichten, E-Mails,
  • wichtige Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse,
  • gescannte Unterlagen aus Altdatenbeständen,
  • digitale Fotos, Filme und Audiodateien,
  • komplexe CAD-Konstruktionszeichnungen,
  • Dokumente mit allen gängigen Datei- und Grafikformaten, z.B. pdf, docx, xlsx, ppt, jpeg, png, psd und viele weitere sowie
  • Daten aus Drittanwendungen, z. B. aus. ERP- und CRM-Systemen

Die digitale Archivierung im Kontext des digitalen Dokumenten- und Enterprise-Content-Managements

Die digitale Archivierung mit einem modernen Hochleistungsarchiv ist heutzutage keine isolierte Software-Anwendung mehr, sondern wird zunehmend im Kontext von DMS und ECM wahrgenommen. Anders ausgedrückt: In unserer heutigen, modernen IT-Welt arbeitet ein elektronisches Archiv so gut wie immer in Kooperation mit einem DMS / ECM-System.  Warum ist das so? Weil ECM- und Dokumentenmanagementsysteme das reine Archivieren um zahlreiche Zusatzfunktionen erweitern, die weit darüber hinausgehen.

Vom Archiv zum Enterprise Content Management

Lebenszyklusverwaltung der Dokumente

Bearbeitungszeiträume wählen - Aufbewahrungsfristen festlegen

Generell enthält ein „Archiv“ archivierte Informationen, die nicht mehr veränderbar sind oder die aufgrund gesetzlicher Anforderungen sogar nicht mehr verändert werden dürfen. Demgegenüber erlauben es Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und ECM-Systeme natürlich auch, Dokumente zu speichern, die sich danach noch weiterbearbeiten lassen.

Auch hier regelt die Lebenszyklusverwaltung in windream, wie lange im windream ECM-System erfasste Dokumente bearbeitbar sind und wann sie automatisch an das Archiv übergeben und damit unveränderbar (revisionssicher) werden. Sofern Sie aufgrund des windream Rechtekonzepts dazu ermächtigt sind, können Sie als Anwender diese Regeln in der windream Lebenszyklusverwaltung individuell erstellen und auf Dokumente anwenden.

Generell zeigt sich: Die Digitalisierung im Bereich der Archivierungssoftware ist weit mehr als „nur“ eine systematische Erfassung und Darstellung unternehmensrelevanter Dokumente auf der elektronischen Ebene.
Ein digitales Archiv leistet noch viel mehr. Zum Leistungsspektrum gehören:

  • eine Lebenszyklusverwaltung für die archivierten Dokumente,
  • ein Rechtekonzept, das regelt, wer auf welche archivierten Informationen zugreifen darf und wer nicht,
  • die Erfüllung der Revisionssicherheit, die gewährleistet, dass Informationen nicht versehentlich aus dem Archiv gelöscht werden und
  • die zahlreichen Recherche-Möglichkeiten im digitalen Archiv, die sicherstellen, dass alle elektronisch verfügbaren Unterlagen und jede archivierte Information quasi per Mausklick wieder zur Verfügung steht.

Dem windream Hochleistungsarchiv wurde die Erfüllung dieser - auch gesetzlich geregelten - Anforderungen durch ein unabhängiges Rechtsgutachten bestätigt.

Zum Rechtsgutachten

Beratungsgespräch vereinbaren

Dokumentenarchivierung,-management als Basis von Workflows

Neben der klassischen Archivierung beliebiger Dokumente gibt es auch Software-Lösungen, mit denen sich typische Anwendungsfälle elegant und digital abbilden lassen. Das reicht vom Posteingang bis hin zu speziellen Fällen der Aktenarchivierung. Der gesamte Prozess lässt sich von A bis Z über einen mit windream BPM modellierten Workflow digital steuern.

Sie möchten mehr erfahren?

Wir beraten Sie gerne persönlich zu unseren Lösungen rund um die Digitalisierung!

image description
Sie haben Fragen zu unseren Lösungen?
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

windream News

Bleiben Sie up-to-date und abonnieren Sie jetzt unseren windream Newsletter.