Digitale Modellierung und Steuerung elektronischer Workflows mit BPM-Software

Die windream BPM-Software für Workflow-Automation

Elektronische Prozesse bestimmen zunehmend den Unternehmensalltag – aus gutem Grund. Denn ein modernes Enterprise-Content-Management-System wie windream wird längst nicht mehr nur zur allgemeinen Verwaltung heterogener Informationen eingesetzt.
Das ECM-System windream kann zusammen mit der BPM-Software windream BPM auch ideal zur Abbildung elektronisch gesteuerter Geschäftsprozesse mit Workflows genutzt werden.

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Und es ist eines der wenigen, wenn nicht das einzige System, das klassisches Dokumentenmanagement mit digitalem Prozessmanagement verbindet.

Robert Popovičwindream-Partner und Geschäftsführer von Noema Cooperating d.o.o., Ljubljana (Slowenien), über das windream-Projekt bei KPMG

Broschüre: Die windream BPM-Software

Die moderne BPM-Software für digitales Prozessmanagement. Erfahren Sie mehr über die Automation von Geschäftsprozessen mit windream BPM.

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Was ist BPM?

Die Abkürzung "BPM" steht für Business Process Management, auf Deutsch: Geschäftsprozessmanagement. Business Process Management hat stets zum Ziel, Geschäftsprozesse digital abzubilden und weiter zu optimieren. Bereits bestehende Prozesse lassen sich jederzeit individuell anpassen. Mit unserem windream BPM-System (BPMS) bieten wir Ihnen eine ausgereifte Lösung an, mit der Sie Ihre Geschäftsprozesse im Unternehmen wesentlich effizienter gestalten als auf traditionellem Wege.

Vom einfachen Workflow zur komplexen Prozessmodellierung

Workflows, Workflow-Automation, BPM-Software, BPMS, BPM-Tool oder BPM-Suite – was bedeutet das eigentlich alles? – Grundsätzlich geht es im Kontext dieser Begrifflichkeiten und Abkürzungen immer um die Prozessmodellierung auf der digitalen, also auf der IT-gestützten Ebene.

Dabei kann es sich beispielsweise um Prozesse handeln, die im Unternehmen bereits „gelebt“ werden, die also als reale Abläufe tatsächlich schon existieren, oder um neue Prozesse, die etwa durch veränderte Strukturen im Unternehmen erstmals neu eingeführt werden. Beim digitalen Designen dieser wiederkehrenden Geschäftsprozesse sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt.

Ein entscheidender Vorteil des digitalen Prozessmanagements gegenüber der traditionellen Handlungsweise (ein Klassiker: Der persönliche Gang zum Chef, um eine Rechnung abzeichnen zu lassen) besteht generell auch darin, dass sich Geschäftsprozesse jederzeit und völlig unkompliziert anpassen oder neu modellieren lassen; je nachdem,  welche Anforderungen gestellt werden und wie sich der (wiederkehrende) Ablauf im Unternehmen am effektivsten gestalten lässt. Darin liegt die Stärke der elektronischen Prozesse und einer spezialisierten BPM-Software für das „Business Process Management“ oder kurz „BPM“, dem elektronischen Prozezssmanagement im Unternehmen.

Geschäftsprozess-Digitalisierung und Automation

Ein reales Vorbild für eine digitale Prozess-Steuerung ist in den meisten Fällen zunächst ein Prozess, der in Ihrem Unternehmen in „analoger“ Form schon existiert und gelebt wird. Der schon angesprochene Geschäftsprozess des Abzeichnens einer Rechnung vom Chef ist in diesem Zusammenhang wahrscheinlich eine klischeehafte Vorstellung, aber nichtsdestotrotz findet dieser Vorgang täglich millionenfach statt. Es liegt auf der Hand, dass die digitale Abwicklung ein Vielfaches an Zeit erspart, denn im Zeitalter der elektronischen Workflows erübrigt sich ja der Gang zum Chef. Stattdessen ist der Vorgang nur noch ein virtueller Prozess-Schritt auf dem Arbeitsplatzrechner.

Moderne BPM-Systeme (BPMS) wie windream BPM verfügen über einen grafischen Designer. Dieses BPM-Tool ist unabdingbare Voraussetzung für die Modellierung, also für das Design eines Workflows. „Grafisch“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Sie als Anwender bzw. Administrator ein „blankes“ Blatt auf dem Bildschirm erhalten und dazu eine „Kiste“ mit BPM-Tools. Gemeint ist damit eine Werkzeugleiste oder Box, die all diejenigen Elemente, Funktionen und Anweisungen enthält, die Sie für das Design eines Workflows benötigen. Sie ziehen somit die gewünschten Befehle und Funktionen aus der Toolbox einfach auf das anfangs noch leere Arbeitsblatt, benennen die einzelnen Prozess-Schritte, legen ihre Reihenfolge fest und verbinden sie dann innerhalb des Workflows durch grafisch dargestellte Pfeile und Richtungsanzeiger. Schnell dem Prozess noch einen Namen verpassen, speichern, einen Testlauf absolvieren und den Workflow im Unternehmen veröffentlichen – fertig!

Im Laufe der Zeit modellieren Sie neue Prozesse, sodass Sie irgendwann in absehbarer Zeit eine ganze Reihe von Workflows besitzen. Diese Prozesse können Sie

  • modifizieren,
  • erweitern oder
  • an spezielle Anforderungen der Abteilungen im Unternehmen anpassen.
  • Sie können auch mehrere Workflows zu einem neuen Prozess so miteinander verbinden, dass Sie ein ganzes Geflecht aus einzelnen Workflows erhalten, die dann möglicherweise einen eigenen, komplexen Prozess abbilden.

Da Sie die einzelnen Prozessmodellierungen natürlich abspeichern und wiederverwenden können, ergibt sich aus dieser Workflow-Struktur ein effizientes Workflow- bzw. Prozessmanagement innerhalb Ihres Business Process Management-Systems (BPMS), mit dem Sie für die digitale Zukunft bestens gerüstet sind.  So geht echte Digitalisierung heute!

Viele Anbieter von BPM-Systemen (BPMS) konzentrieren sich allein auf die Möglichkeit des Anwenders, Geschäftsprozesse zu modellieren und sie dann im anwendenden Unternehmen einzusetzen. Es gibt aber einen weiteren Aspekt, der besonders bei der BPM-Software windream BPM zum Tragen kommt. Dabei geht es um die enge Verzahnung eines Business Process Management-Systems mit Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management. Warum ist das wichtig? Ganz einfach: Die allermeisten Geschäftsprozesse erfordern das Führen prozessbegleitender Dokumente. Um beim Beispiel mit dem Fußmarsch zum Chef zu bleiben: Was wäre der Prozess noch wert, wenn das eigentliche Rechnungsdokument nicht mit in den Prozess einbezogen würde? - Gar nichts.

Mit der BPM-Software windream BPM haben Sie daher die Möglichkeit, dem elektronischen Workflow alle Dokumente und sonstigen Informationen mit auf den Weg zu geben, die für den abzuwickelnden Geschäftsprozess relevant sind. Typischerweise archivieren Sie die Dokumente im windream ECM-System. Die Dokumente werden einfach per Drag & Drop aus dem Laufwerk des windream ECM-Systems bzw. über den Windows Explorer in die digitale Abbildung des Prozesses in windream BPM eingefügt. Virtuelle, digitale Bestätigungen, Nachfragen, Freigaben oder auch Ablehnungen protokolliert das BPM-System, sodass der Prozess auch später noch lückenlos nachvollziehbar bleibt. Das BPMS registriert, wann, warum und wer zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Workflow und die begleitenden Dokumente in den einzelnen Schritten konkret bearbeitet oder abgezeichnet hat.

Genau dieser Aspekt wurde auch im Rahmen unserer windream Software-Lösungen berücksichtigt,

Nur selten läuft ein Prozess glatt ab, also von Schritt 1 bis X ohne Unterbrechung. Aus diesem Grund ist es mit einer modernen BPM-Software wie windream BPM möglich, verschiedenste „Rück-“ oder „Seitenschritte“ in einem Prozess zu tätigen. Das ist wichtig,

  • wenn es mal Nachfragen in einem Prozess gibt,
  • wenn der weitere Ablauf zu klären ist, bevor der Prozess fortgesetzt werden kann,
  • oder wenn es etwa um die Freigabe (oder auch Ablehnung) von prozessbegleitenden Dokumenten geht.  

All diese Eventualitäten lassen sich mit einem modernen BPMS wie windream BPM genauestens in digitaler Form modellieren.
Und wenn mal etwas wirklich nicht passt, dann wird‘s halt passend gemacht – indem Sie den Workflow einfach mit dem BPM-Designer modifizieren. So können Sie digitale Geschäftsprozesse jederzeit perfekt an veränderte Anforderungen im Unternehmen anpassen.

BPM-Software - Business Process Management - windream GmbH

Die Essenz aus BPM, ECM und DMS

Nahtlos integriert und hoch konzentriert - aus der engen Verbindung zwischen windream als ECM-System bzw. DMS und windream BPM als Business Process Management-System ergibt sich für Sie als Anwender ein hochintegriertes Software-Gesamtpaket, das Dokumentenmanagement und BPM nahtlos miteinander verknüpft und unter einem gemeinsamen Software-Dach vereint. Während Geschäftsprozesse mit windream BPM digital modelliert und ausgeführt werden, erfolgt die revisionssichere Archivierung und Aufbewahrung der begleitenden Dokumente im windream DMS bzw. im windream Langzeitarchiv.
Wir beraten Sie gerne

 

Business Process Management - durchdacht bis ins kleinste Detail

Mit windream BPM bieten wir Ihnen ein hochmodernes BPM-System (BPMS) zur Verwaltung Ihrer Geschäftsprozesse über Workflows. Egal ob Sie Rechnungen bearbeiten, Projektabläufe definieren, enge Fristen einhalten oder Dokumente mit Geschäftsprozessen verknüpfen: Unsere Business Process Management Software unterstützt Sie optimal auf Ihrem Weg zum Ziel. Und windream BPM interagiert reibungslos mit dem windream ECM-System.

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Deutliche Vorteile durch digitales Prozessmanagement

Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse im Unternehmen hat gravierende Vorteile gegenüber einer rein manuellen Abwicklung der Arbeitsabläufe.

Vorteile des Business Process Managements (BPM) mit windream

  • Einfache Generierung, Ausführung, Modellierung und Steuerung von Geschäftsprozessen
  • Flexibel anpassbare Prozesse
  • Enorme Zeitersparnis durch wesentlich verringerte Durchlaufzeiten
  • Reduzierter Kostenaufwand durch kürzere Bearbeitungszeiten
  • Automatisierte Prozessabwicklung durch elektronisches und damit standardisiertes Prozessmanagement mit Workflows.
  • Reibungslose Interaktion zwischen dem BPM- und dem ECM-System windream
  • Enge Verknüpfung von Prozessen und prozessbegleitenden Dokumenten
  • Universell, individuell und vielseitig einsetzbar

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Workflow-Automation als zentraler Aspekt des Prozessmanagements

Ziel einer effizienten Digitalisierung im Unternehmen ist immer, den Automatisierungsgrad für wiederkehrende Prozesse im Unternehmen so weit wie möglich zu erhöhen. Oder anders gesagt: Je höher der Automatisierungsgrad ist, den Sie erreichen, desto effizienter werden Sie Ihre Geschäftsprozesse abwickeln können – mit allen genannten Vorteilen. Das gilt für nahezu alle Tätigkeiten, die Sie und Ihre Mitarbeiter im Unternehmen ausführen.

Der Automatisierungsgrad ist entscheidend

Durch den Einsatz elektronischer Workflows erzielen Sie – je nach Unternehmensbereich – schon einen sehr hohen Automatisierungsgrad. Denn die Geschäftsprozesse, sofern sie einmal definiert sind, können ja immer wieder verwendet und müssen nicht einzeln für jeden Vorgang wieder neu angelegt werden. Wenn die Prozess-Schritte einmal festgelegt, freigegeben und im Unternehmen bekannt sind, arbeiten Sie zudem mit deutlich reduzierter Fehlerquote, denn jeder einzelne Schritt ist ja definiert und vorab getestet worden. Abweichungen vom definierten, bestehenden Prozess sind dann nur noch durch eine offizielle und freigegebene Anpassung des Workflows möglich.

Ein großer Vorteil: die Unabhängigkeit von persönlicher Anwesenheit

Hinzu kommt, dass Sie mit einer Business Process Management Software weitgehend unabhängig von tatsäclich anwesenden Personen arbeiten. Denn unabhängig davon, ob ein zuständiger Bearbeiter vor Ort ist oder nicht, können Sie über Vertreterregelungen bestimmen, was passieren soll, wenn involvierte Kolleginnen oder Kollegen aktuell nicht anwesend sind.

Die Digitalisierung eröffnet an dieser Stelle weitere ungeahnte Möglichkeiten, denn Sie können Prozesse natürlich auch über das Web und sogar mit dem Smartphone steuern. Das Ergebnis: Trotz Abwesenheit der in einen Prozess einbezogenen Personen bleibt nichts liegen, der Geschäftsprozess schreitet voran und kann wesentlich zügiger abgeschlossen werden, da involvierte Mitarbeiter auch außerhalb des Büros über die technischen Möglichkeiten einer BPM-Software erreichbar bleiben.

Last not least arbeiten Sie deshalb auch völlig unabhängig von Unternehmensbereichen und Abteilungen. Egal ob Buchhaltung, Personalabteilung, Homeoffice oder Geschäftsreise – mit einem digitalen Business Process Management-System genießen Sie immer auch den Vorteil von Zeit- und Ortsunabhängigkeit.


Workflows in der Praxis

Mit windream managen Sie alle Prozesse einfach und bequem!

Digitale Rechnungsverarbeitung

Rechnungen digital managen

Mit unserer intelligenten Software lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe rund um Rechnungen bequem automatisieren. Das Ergebnis: Eine enorme Zeitersparnis und eine deutliche Optimierung aller Geschäftsprozesse.

Rechnungsverarbeitung

Erfolgreich im Einsatz: BPM-Software windream BPM

Individueller und branchenspezifischer Software-Einsatz:
  • Höchste Priorität: Rationalisierung der Geschäftsprozesse
  • Einsatz eines flexiblen Systems zur Prozessmodellierung und für das Dokumentenmanagement
  • Realisierung einer prozessorientierten Sicht auf die Geschäftsvorgänge bei KPMG
  • Implementierung elektronisch gesteuerter Workflows

Zur Erfolgsstory

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