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Egal, ob Sie Rechnungen per E-Mail – zum Beispiel als PDF – oder auf Papier erhalten: Mit dem windream Invoice Management erhalten Sie eine ganzheitliche Lösung, die alle Bearbeitungsschritte von der initialen Erfassung bis zur Freigabe abdeckt.
Der gesamte Prozess wird in digitaler Form abgewickelt. Auch Rechnungen, die zunächst nur auf Papier vorliegen, lassen sich effizient und weitgehend automatisiert scannen und können anschließend ebenfalls in elektronischer Form weiterbearbeitet werden.
Zeit sparen und Geschäftsprozesse optimieren
Mit unserer intelligenten Software lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe rund um Rechnungen bequem automatisieren. Das Ergebnis: eine enorme Zeitersparnis und eine deutliche Optimierung aller Geschäftsprozesse. Bei zusätzlichem Einsatz spezieller Klassifizierungswerkzeuge identifiziert und interpretiert die Lösung Inhalte aus Rechnungen eigenständig und übergibt die wesentlichen Informationen an die Business-Process-Management-Lösung windream BPM zur weiteren Verarbeitung. Dadurch wird ein enorm hoher Automatisierungsgrad erzielt.
Da die eingehenden Rechnungen alle zentral in einem konfigurierbaren Eingangsordner abgelegt werden, der dem System bekannt ist, kann es auch entsprechend reagieren, wenn diesem Ordner neue Rechnungen hinzugefügt werden. Das System benachrichtigt die involvierten Anwender automatisch und bittet um eine entsprechende Annahme und Bearbeitung der „Rechnungsjobs“.
Innerhalb des laufenden Prozesses ist es möglich, einen verantwortlichen Bearbeiter auszuwählen. Die einzelnen Schritte des Workflows sind zudem nicht als starres Konzept zu interpretieren, sondern können auch flexibel durchlaufen werden. Dies bedeutet zum Beispiel, dass der weitere Verlauf des Workflows von einem bestimmten maximalen Rechnungsbetrag abhängig sein kann. Sofern ein definierter Maximalbetrag überschritten wird, kann die Geschäftsführung bei Bedarf in den Freigabeprozess miteinbezogen werden. Flexibilität bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sich ein Workflow so individuell gestalten und anpassen lässt, dass er die internen Anforderungen und Wünsche eines Unternehmens ganz genau erfüllt.
Nach der endgültigen Freigabe erstellt das System selbsttätig eine vollständige Historie des gesamten Prozesses in Form einer PDF/A-Datei. Sie ist direkt mit der jeweiligen Rechnung verknüpft, auf die sich die Historie bezieht. So lässt sich auch zu einem späteren Zeitpunkt noch genau feststellen, welcher Bearbeiter was und wann entschieden hat. Der Prozess wird dadurch lückenlos protokolliert und kann somit auch später noch einwandfrei nachvollzogen werden.
Zusätzlich erfasst das System alle relevanten Prozessdaten in einer XML-Datei und verknüpft die Daten mit dem eigentlichen Rechnungsdokument. Die XML-Datei kann beispielsweise dazu benutzt werden, um die während des Prozesses generierten Daten an eine andere Drittanwendung zu übergeben, zum Beispiel an ein ERP-System. Selbstverständlich wird jedes bearbeitete Rechnungsdokument im ECM-System windream revisionssicher archiviert. Generell bietet das windream Invoice Management eine herausragende Flexibilität.
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