Flexibles Vertragsmanagement mit windream

Die digitale Lösung zur effizienten Verwaltung beliebiger Vertragsarten

Mit unserer Vertragsmanagement Software behalten Sie in allen Phasen volle Kontrolle und den kompletten Überblick über alle Verträge, die vertragsrelevanten Dokumente und Vorgänge in Ihrem Unternehmen. Dabei sind sämtliche abgelegten Informationen sicher vor Datenverlust geschützt. Das haben wir uns per Rechtsgutachten  von einer unabhängigen Kanzlei bestätigen lassen. Darüber hinaus sorgt das ausgefeilte und zugleich flexible windream-Rechtekonzept auch für die nötige Sicherheit: Ihre Daten können ausschließlich von den dazu autorisierten Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden.

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Diese Vorteile bietet unsere Vertragsmanagement Software

Icon - Vertragsmanagement Workflow
Verträge prüfen und freigeben mit Workflows
Icon - Nie wieder Fristen verpassen
Nie mehr Fristen und Termine verpassen!
Icon - Individuelle Sichten auf Verträge
Individuelle Sichten auf Vertrags-dokumente
Icon - Vertragsmanagement mit Annotationsfunktion
Kommentar-funktion für die transparente Kollaboration
Icon Vertragsmanagement-Software - Verträge ad hoc bearbeiten
Verträge ad hoc bearbeiten
Icon - Schnelle Recherche von Verträgen
Schnelle Indexierung und Recherche von Verträgen
Icon - Revisionssichere Archivierung von Verträgen
Revisions-sichere Archivierung nach GoBD und HGB
Icon - Schutz von Verträgen vor unbefugten Zugriff
Schutz vor unbefugtem Zugriff durch ausgefeiltes Rechtekonzept

Wie Ihre Mitarbeiter von einer Vertragsmanagement Software profitieren

Mit dem windream Contract Management – der Software-Lösung für die digitale Vertragsverwaltung - sind Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets auf der sicheren Seite. Egal um welche Art von Verträgen es in Ihrem Unternehmen geht – die windream Vertragsverwaltung unterstützt Sie in jedem erdenklichen „Vertragsfall“.  Bei der Vertragserstellung vom ersten Vertragsentwurf bis zur unterschriftsreifen Vorlage deckt das windream Vertragsmanagement alle Prozesse ab, die notwendig sind. Neben den einzelnen Dokumenten, die ein elektronisch administrierter Vertrag enthalten kann, bis hin zu der Möglichkeit, Inhalte auf der Basis einer integrierten Chat-Funktion zu kommentieren, leistet die windream Vertragsverwaltung all das, was Sie für Ihr Vertragsmanagement benötigen. 

Vertragsmanagement - einfach erklärt!

Lernen Sie die wichtigsten Merkmale und Funktionen unserer Vertragsmanagement Software kennen. Unser Experte erklärt Ihnen kurz und knapp, warum es sich lohnt, das windream Contract Management einzusetzen.

Mehr Infos in unserem On-Demand Webcast

Erfahren Sie mehr in unserem On-Demand Webcast "Vertragsmanagement mit windream Dynamic Workspace". Unser Referent Tim Mauschewski, Product Owner der windream GmbH, zeigt Ihnen, wie Ihre Vertragsverwaltung mit windream Contract Management aussehen könnte und wie eine Einbindung in windream Dynamic Workspace gelingt.

Schauen Sie sich jetzt den On-Demand Webcast an.

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Vorteile unserer Vertragsmanagement Software im Detail

Sie entscheiden als Anwender selber, wie die zu verwaltenden Vertragsdokumente auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden. Individuelle Sichten ermöglichen es Ihnen, den Vertrag und dessen Datenbestand virtuell so darzustellen, wie es Ihrer persönlichen Arbeitsweise am besten entspricht. So lassen sich Vertragsdokumente zum Beispiel nach den Namen der Vertragspartner anzeigen oder auch nach Vertragsarten.

Die elektronische Vertragsverwaltung führt aber zu weiteren Vorteilen. Denn egal, nach welchen Kriterien Sie Vertragsdokumente virtuell sortieren: Die Funktionen des Dokumentenmanagementystems windream in Verbindung mit dem windream Dynamic Workspace sorgen dafür, dass alle vertragsrelevanten Dokumente immer schnell wiedergefunden werden.

Da die Vertragsmanagement Software auf dem Dokumentemanagementsystem (DMS) windream basiert, stehen Ihnen alle DMS-Funktionen zur Verfügung.

In der Vertragsverwaltung werden elektronische Dokumente genau so behandelt wie jedes „normale“ andere Dokument auch. Nur mit dem Unterschied, dass Sie als Anwender diese Dokumente sofort einem bestimmten Vertrag zuweisen können, einschließlich der dokumentbegleitenden Metadaten bzw. Schlagwörter oder Indexe. Als elektronisches Dokument gilt jede Information, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Unabhängig davon, ob es sich um den eigentlichen Vertragstext handelt oder um zusätzliche Informationen, die im Kontext eines Vertrags wichtig sind.

Zum schnellen Wiederfinden nutzen Sie die in die Vertragsmanagement Software integrierte und leicht bedienbare Recherche-Funktion. Die Eingabe eines einzigen Suchbegriffs reicht aus, um gezielt nach Verträgen zu suchen und sie ohne Zeitverlust zu finden. Eine von Ihnen initiierte Recherche orientiert sich an den Indexfeldern, die einen Vertrag verschlagworten. Sie werden mit dem windream Vertragsmanagement fix und fertig zur Verfügung gestellt.
Suchen & Finden

Darüber hinaus können Sie bei der Vertragserstellung festlegen, ob bestimmte Vertragsdokumente etwa Bestandteil eines Rahmenvertrags sein sollen. Auch diese besondere Konstellation wird bei der Recherche nach Dokumenten und bei der Darstellung der Dokumente auf Ihrem Bildschirm berücksichtigt.

Mit dem windream Contract Management versäumen Sie keine Fristen mehr, denn das System zeigt Ihnen auf Nachfrage automatisch an, ob bzw. welche Aktionen demnächst für bestimmte Verträge anstehen. Die Vertragsmanagement-Software erinnert Sie in jeder Situation an rechtzeitige Vertragsänderungen, Verlängerungen oder beabsichtigte Kündigungen, sobald sich zum Beispiel die Ablauffrist eines Vertrags nähert. Mögliche Fristüberschreitungen und damit verbundene Kosten sind damit endgültig passé!

Selbstverständlich steht Ihnen auch eine Wiedervorlagefunktion zur Verfügung. Damit weisen Sie das System an, Ihnen einen Vertrag zur weiteren Bearbeitung an einem bestimmten Datum erneut vorzulegen. Darüber hinaus legen Sie fest, welcher Mitarbeiter bestimmte Aktionen in Bezug auf einen Vertrag vornehmen soll. Dazu wählen Sie den Namen einer berechtigten Person aus der entsprechenden Liste aus.

Selbstverständlich haben wir in das windream Contract Management eine Funktion eingebaut, mit der Sie Ihre Verträge öffnen, bearbeiten und wieder speichern. Ein Klick auf einen Vertrag genügt, um ihn mit Microsoft Word zu öffnen.

Dabei können Sie nicht nur die Vertragsinhalte als solche bearbeiten , sondern zum Beispiel auch die begleitende Geschäftskommunikation, die nicht direkter Bestandteil eines Vertrags ist; also vertragsbegleitende Dokumente und auch die Historie der Verträge.

Mit der Historie können Ihre Mitarbeiter jederzeit nachvollziehen, wie zum Beispiel ein Vertrag entstanden ist und welche Änderungen er seit einem bestimmten Zeitpunkt erfahren hat. Auch die revisionssichere Archivierung aller Verträge ist mit windream vollumfänglich gegeben.
Revisionssichere Archivierung

Mit dem in windream integrierten Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur diejenigen Mitarbeiter Einsicht in Vertragsakten haben oder Verträge bearbeiten dürfen, die Sie ausdrücklich dazu autorisiert haben. Im Rahmen einer Aktenverwaltung im Allgemeinen und einem Vertragsaktenmanagement im Besonderen ist dies ein unverzichtbares Feature, um ihre Vertragsakten dauerhaft und sicher vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Und – last not least – erfüllen Sie damit auch die Anforderungen der EU-DSGVO im Sinne der datenschutzrechtlich zu ergreifenden Maßnahmen, sofern Sie auch personenbezogene Daten in elektronischen Akten verwalten.

Prüfen und freigeben – kein Problem mit digitalen Workflows

Zu einem effizienten Vertragsmanagement gehört auch eine digitale Prozess-Steuerung, über die sich Verträge prüfen und freigeben lassen. Eine unverzichtbare Anforderung, nicht nur – aber vor allem auch – im Qualitätsmanagement, in dem eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge gefordert ist.

Und mit unserem Software-System windream BPM, dem Business Process Managementsystem der windream GmbH, gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse – dazu zählt auch das Management Ihrer Akten mit den assoziierten Prozessen - komplett mit digitalen Workflows. Die Ausführung der Workflows in der windream Vertragsverwaltung basiert auf windream BPM. Generell ist das BPM-System die ideale Ergänzung zu Ihrem windream DMS. Und das sogar mit einem vollintegrierten Vertragsmanagement.

Sofern Sie neben dem windream Dokumentenmanagementsystem zukünftig auch windream BPM im Kontext des Dynamic Workspace in Ihrem Unternehmen einsetzen, können Sie den gesamten Prozess von der Vertragserstellung bzw. -erfassung über die Prüfung der Inhalte bis hin zur finalen Freigabe und Unterzeichnung über elektronische Workflows steuern. Damit verfügen Sie dann über ein technisch ausgereiftes, hoch integriertes System und über eine extrem leistungsfähige sowie performante Gesamtlösung.

windream BPM


Broschüre: Contract Mangement

Die digitale Software-Lösung zur effizienten Verwaltung beliebiger Vertragsarten

Erfahren Sie mehr über unsere Vertragsmanagement Software "windream Contract Management". Alles Wissenswerte im Überblick.
 

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windream – die Grundlage für ein modernes Vertragsmanagement

Die windream-Lösung für modernes Vertragsmanagement basiert einerseits auf dem windream DMS und andererseits auf dem BPM-System windream BPM. Für Sie als Anwender bzw. Mitarbeiter Ihres Unternehmens bedeutet dies, dass Sie neben der reinen Vertragsverwaltung in windream auch alle anderen DMS-Funktionen zur Verfügung haben, die Ihnen ein topmodernes Dokumentenmanagementsystem und ein vollintegriertes BPM-System bieten. Von der Erstellung bzw. Erfassung eines Vertrags oder einer Information bis hin zur revisionssicheren Archivierung - ohne Einschränkung. Und dass im Fall der Fälle ein verlässlicher Support zur Verfügung steht, ist ebenso selbstverständlich wie die anschaulichen und vollständigen Dokumentationen, die wir Ihren Mitarbeitern mit jedem unserer Software-Produkte zur Verfügung stellen.

Vertragsmanagement Software - windream GmbH

Topmodern, digital und zeitökonomisch

Die Vertragsmanagement Software wurde gezielt dazu entwickelt, Sie als Anwender von möglichst vielen Tätigkeiten zu befreien, die bei einer konventionellen Verwaltung von Verträgen in Papier- und Aktenform bisher zwingend erforderlich waren. Daraus ergibt sich ein so hoher Mehrwert, dass sich die Investition in eine digitale Lösung „made by windream“ schon nach kürzester Zeit amortisiert.
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Eine moderne Software-Lösung für windream Dynamic Workspace

Unsere Vertragsmanagement Software ist vollständig als Anwendung in den neuen windream Dynamic Workspace integrierbar. Damit bieten wir Ihnen ein ebenso leistungsfähiges wie topmodernes Produkt an. Sie erhalten als Anwender des windream ECM-Systems und des neuen windream Dynamic Workspace ein mächtiges Werkzeug, das Ihnen nervende und zeitaufwendige Tätigkeiten weitestgehend abnimmt. Das beginnt schon bei der Anlage neuer Verträge und endet bei der Erinnerung, damit Sie ab sofort keine Fristen mehr verpassen.

DMS-Software – viel mehr als reines Dokumentenmanagement

Ebenso wie das Vertragsmanagement auf der Basis des windream DMS und auf der Grundlage von windream BPM arbeitet, gilt auch der umgekehrte Fall: DMS-Software ist heutzutage viel mehr als nur reine Dokumentenverwaltung. Neben der elektronischen Vertragsverwaltung gibt es auch eine digitale Aktenverwaltung, die technologisch auf den gleichen Prinzipien beruht, aber nicht auf einen bestimmten Aktentypus eingegrenzt ist. Eine Vielzahl weiterer Software-Lösungen schließt sich an. Zum Beispiel die Software-Lösung zur Rechnungsverarbeitung oder eine Software für das Management digitaler Bauakten.

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