Digitale Akte - windream GmbH

Digitale Akte

Lieber schnell finden als lange suchen! Unsere preisgekrönten Lösungen zur elektronischen Aktenführung begeistern unglaublich viele unserer Kunden. Das liegt daran, dass diese Lösungen so flexibel in ihrer Handhabung sind und sich mit ihnen digitale Akten unterschiedlichster Art und Inhalte in kürzester Zeit erstellen lassen.

Digitale Aktenverwaltung - Von der Anlage bis zur Archivierung

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen nimmt die elektronische Aktenführung nicht nur eine zentrale Rolle ein, sie wird auch zukünftig noch deutlich mehr an Bedeutung gewinnen. Denn Akten müssen in jedem Unternehmen verwaltet werden. Und die Zahl der zu verwaltenden Dokumente als „innere“ Bestandteile der digitalen Akten steigt ins Unermessliche.

Egal ob Personalakten, Kundenakten, Lieferantenakten, Projektakten, Auftragsakten oder Vertragsakten: Ein bequeme und effiziente  Verwaltung dieser für alle Firmen eminent wichtigen Unterlagen kann zukünftig nur mit Hilfe elektronischer Systeme für die digitale Aktenführung bewältigt werden. Die windream-Lösungen sind äußerst hilfreiche Werkzeuge – und Testsieger der BARC-Studie

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Kurz erklärt: Digitale Aktenverwaltung mit windream

Mehr Informationen in unserem On-Demand Video zur digitalen Aktenführung

Erfahren Sie mehr in unserem On-Demand Video "Digitales Aktenmanagement leicht gemacht". Wir zeigen Ihnen in diesem Online-Vortrag, wie Sie elektronische Akten mit unseren windream-Lösungen zielsicher einsetzen. Erleben Sie eine bisher in der digitalen Aktenverwaltung nie gekannte Flexibilität.

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Deutliche Vorteile im Vergleich zum Papier mit der digitalen Akte von windream

Im Gegensatz zu traditionellen Papierakten bietet die windream-Software für die elektronische Aktenführung Vorteile, die es im „Papierarchiv“ gar nicht geben kann.

Die Einführung der digitalen Aktenverwaltung mit windream ermöglicht den Mitarbeitern in Unternehmen beispielsweise, eigene Sichten auf digitale Akten und die darin enthaltenen Dokumente und Informationen zu erstellen, ohne dabei die tatsächlich festgelegte Aktenstruktur zu verändern. Der Sachbearbeiter stellt sich lediglich seine eigene, individuelle Sicht auf den Aktenbestand seines Unternehmens zusammen und kann sich dadurch die digitalen Akten genau so am Bildschirm darstellen lassen, wie es für seine Arbeit optimal ist.

Dadurch beschleunigt sich natürlich auch der Zugriff auf die digitalen Akten und auf die in ihnen gespeicherten Informationen rapide. Anfragen, zum Beispiel von Kunden oder Lieferanten, lassen sich ohne jegliche zeitliche Verzögerung sofort beantworten. Darüber hinaus kann der Sachbearbeiter über individuell definierbare und ausgefeilte Recherche-Strategien sicherstellen, dass jede Information quasi „auf Knopfdruck“ wiedergefunden wird; und zwar unabhängig davon, in welchen Akten die gesuchten Informationen enthalten sind. Versuchen Sie das mal mit Papierakten!


Suchen & Finden

In diesem Kontext wird auch den besonders vielfältigen Anforderungen Rechnung getragen, die bei der sicheren Ablage der digitalen Akten – insbesondere im Bereich der Personalverwaltung – zu berücksichtigen sind. So erfüllen alle aktenbezogenen Verwaltungsprozesse mit der digitalen Aktenverwaltung von windream selbstverständlich auch die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes im Sinne der  EU-DSGVO. Die Vorgaben dieser EU-weiten Verordnung lassen sich mit einem ausgefeilten Rechtekonzept realisieren, das sich auf die elektronischen Akten anwenden lässt. Dieses Konzept stellt sicher, dass immer nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Akten mit sensiblen, personenbezogenen Informationen haben, die auch explizit dazu autorisiert sind.


Compliance-Anforderungen einhalten

Die digitalen Akten und die in ihnen abgelegten Dokumente sind im digitalen Archiv sicher aufgehoben. windream gewährleistet die jederzeitige Einhaltung der gesetzlichen bzw. steuer- und finanzrechtlichen Vorgaben, die für die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen gelten und sichert zudem auch die Unveränderbarkeit der Daten. Dies bedeutet, dass alle im windream-Archiv abgelegten digitalen Akten zum Beispiel nach einer exakt definierbaren Bearbeitungsfrist nicht mehr veränderbar und gleichzeitig auch noch nach vielen Jahren abrufbar sind. Wichtig zu wissen für alle Anwender: Die Unveränderbarkeit der digitalen Akten und des gesamten windream-Systems ist durch ein unabhängiges Rechtsgutachten bestätigt worden.


Rechtskonforme Archivierung

Sie haben bereits Informationen in Drittanwendungen generiert, die in digitalen Akten abgelegt werden sollen? Kein Problem, denn die windream-Aktenverwaltung lässt sich ohne weiteren programmiertechnischen Aufwand in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integrieren. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn bereits unternehmensspezifische Software eingesetzt wird, mit der geschäftsrelevante Informationen erzeugt und gespeichert werden, zum Beispiel ERP-Systeme.

windream kann in direkt  an das im Unternehmen führende ERP-System angebunden werden, etwa in SAP-Umgebungen oder im Kontext von Microsoft Dynamics AX / NAV sowie in Kooperation mit vielen weiteren Applikationen. Dazu zählen unter anderem auch E-Mail-Anwendungen wie Microsoft Outlook. Der Vorteil: Wichtige Informationen, die Sie per E-Mail erhalten oder versenden, kopieren Sie per Mausklick ganz einfach und schnell in die digitalen Akten Ihrer Wahl!

Die in den Drittanwendungen bereits enthaltenen Stammdaten werden dann automatisch an die windream-Aktenverwaltung übergeben und dort für die Anlage, Indexierung und somit für die Verwaltung der digitalen Akten genutzt.


Integrationen

Sie hassen es als Anwender, Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verändern oder sich gar in eine neue einzuarbeiten? Genau dieser Tatsache trägt die windream-Aktenverwaltung Rechnung, denn die oberste Priorität zielt darauf ab, ein traditionelles Papierarchiv mit all seinen gewohnten Features wie etwa Registern, Inhaltsverzeichnissen, Aktendeckeln, Beschriftungen und Sortierungen der Inhalte von A bis Z oder nach Indizes komplett auf der elektronischen Ebene zu reproduzieren und dadurch ein für alle Mal zu ersetzen.

Hinzu kommen weitere Anforderungen, die die windream-Lösungen für digitale Akten ad hoc erfüllen, wie etwa die Anlage von Unterregistern auf verschiedenen Ebenen oder die automatische Generierung von Aktenplänen anhand unternehmensspezifischer Vorgaben einschließlich der Zuweisung von Aktennummern und -schlüsseln gemäß existierender Pläne.

Sie befürchten, wichtige Deadlines zu vergessen? Dann vergeben Sie Termine zur automatisierten Wiedervorlage bestimmter Akten und definieren Sie Fristen, innerhalb derer Akteninhalte zu bearbeiten sind. Und das alles ohne die allseits bekannten Nachteile des Papierarchivs!


Papierlos werden

Dank der vollständigen Integration der windream Aktenlösungen in das Windows-Betriebssystem lassen sich digitale Akten ebenso leicht und effizient organisieren wie beliebige andere Dokumente. Aufgrund des windream-spezifischen, patentierten Software-Konzepts der Microsoft Windows-Integration werden alle gespeicherten Informationen in digitaler Form ganz einfach über den Windows Explorer verwaltet.

Auch das bedeutet für Sie als Anwender: Sie müssen weder Ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen noch sich in eine neue einarbeiten. Bleiben Sie einfach bei der bekannten Navigation über den Explorer!

Das unabhängige Business Application Research Center (BARC) in Würzburg hat in einer umfangreichen Marktanalyse die bekanntesten E-Akten-Lösungen verschiedenster deutscher Hersteller auf den Prüfstand gestellt. Das Ergebnis: Die windream-Lösung für digitale Akten siegt mit teilweise gravierendem Vorsprung vor den Produkten anderer Hersteller!

Die Analysten von BARC gelangen zu dem Fazit, dass die windream-Lösung ideal dazu geeignet sei, Akten auf elektronischem Wege abzubilden, und kommen weiterhin zu dem Ergebnis, dass die windream GmbH einer derjenigen deutschen Software-Hersteller sei und bleibe, der im Markt für Software-Systeme zur Dokumentenverwaltung mit ihren Innovationen und Lösungen ganz vorne mit dabei sei. Nationale und internationale Unternehmen der D-A-CH-Region, die windream im Einsatz haben, bestätigten dies durch ihr positives Feedback.


Testsieger E-Akte

Digitale Akten und Dokumente erleichtern das (Arbeits-)Leben

  • Erstellung digitaler Akten unterschiedlichster Arten und Inhalte zum Beispiel Personalakten, Kundenakten, Auftragsakten, Projektakten, Lieferantakten oder Vertragsakten
  • Schnelle und gezielte Recherche von Informationen
  • Rechtskonforme und revisionssichere Archivierung der digitalen Akten
  • Automatische Datenablage
  • Schutz vor unbefugten Zugriff  auf digitale Akten durch dynamisches Rechtekonzept
  • Testsieger in der BARC-Studie zur E-Akte

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Broschüre zur digitalen Aktenführung mit windream

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen nimmt die elektronische Aktenführung nicht nur eine zentrale Rolle ein, sie wird auch zukünftig noch deutlich mehr an Bedeutung gewinnen.

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BARC Guide Digital Workplace 2021

Der vom Business Application Research Center (BARC) veröffentlichte Wegweiser zum digitalen Arbeitsplatz liefert Ihnen Anregungen für die Gestaltung Ihrer Projekte.
Eine gekürzte Ausgabe des BARC Guide stellen wir Ihnen kostenlos zur Verfügung.
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