Digitale Akte - windream GmbH

Digitale Akte

Lieber schnell finden als lange suchen! Unsere preisgekrönten Lösungen zur elektronischen Aktenführung begeistern unglaublich viele unserer Kunden. Das liegt daran, dass diese Lösungen so flexibel in ihrer Handhabung sind und sich mit ihnen digitale Akten unterschiedlichster Art und Inhalte in kürzester Zeit erstellen lassen.
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Kurz erklärt: Digitale Aktenverwaltung mit windream

Mehr Informationen in unserem On-Demand Video zur digitalen Aktenführung

Erfahren Sie mehr in unserem On-Demand Video "Digitales Aktenmanagement leicht gemacht". Wir zeigen Ihnen in diesem Online-Vortrag, wie Sie digitale Akten mit unseren windream-Lösungen zielsicher einsetzen. Erleben Sie eine bisher in der digitalen Aktenverwaltung nie gekannte Flexibilität.
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Digitale Akten und Dokumente erleichtern das (Arbeits-)Leben

Erstellung digitaler Akten mit windream
Erstellung digitaler Akten z.B. Personal-/ Lieferanten-/ Kunden- oder Vertragsakten
Rechtskonforme Archivierung digitaler Akten mit windream
Rechts-konforme Archivierung digitaler Akten
Schutz vor unbefugtem Zugriff durch dynamisches Rechtekonzept
Schutz vor unbefugtem Zugriff durch dynamisches Rechtekonzept
Digitale Akten einfach über den Windows Explorer verwalten mit windream
Digitale Akten einfach über den Windows Explorer verwalten
Recherchefunktion für digitale Akten im windream ECM-System
Schnelle und gezielte Recherche von Informationen
Automatische Datenablage im windream DMS
Automatische Datenablage
windream DMS Testsieger in der BARC-Studie E-Akte
Testsieger in der BARC-Studie E-Akte

Verwaltung digitaler Akten - einfach nur klicken statt umständlich abheften

Akten bestimmen einen Großteil unseres Arbeitsalltags. Doch traditionelle Papierakten werden immer mehr durch digitale Akten abgelöst. Sie sind wesentlich effizienter bedienbar und komfortabler durchsuchbar. Allein dadurch bieten die so genannten „E-Akten“ dem Anwender deutlich mehr Vorteile als Dokumente aus Papier, die mühsam in Akten eingeheftet und dort abgelegt werden müssen. Digitale Dokumente sind der zentrale Bestandteil jeder E-Akte. Wo früher noch mühsam DIN-A-4-Blätter sortiert und eingeheftet werden mussten, sind mittlerweile die digitalen Dokumente vorherrschend.

Beliebige Informationen in E-Akten digitalisieren

Dabei geht es nicht allein um konventionelle Office-Dokumente wie Word- oder Excel-Dateien. Auch Bilder, Fotos, Zeichnungen, handschriftlich verfasste und gescannte Informationen oder sogar Audio- und Videofiles werden Bestandteil einer individuell gestaltbaren digitalen Akte - unabhängig von ihrem jeweiligen Dateiformat. Die Art der Informationen, die Sie in digitalen Akten speichern können, ist beliebig. Somit sind Sie als Anwender jederzeit in der Lage, Ihre individuell benötigten „Files“ zu systematisieren und ohne zeitlichen Aufwand wiederzufinden.

Digitale Aktenverwaltung - Von der Anlage bis zur Archivierung

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen nimmt die elektronische Aktenführung nicht nur eine zentrale Rolle ein, sie wird auch zukünftig noch deutlich mehr an Bedeutung gewinnen. Denn E-Akten müssen in jedem Unternehmen verwaltet werden. Und die Zahl der zu verwaltenden Dokumente als „innere“ Bestandteile der digitalen Akten steigt ins Unermessliche.

Der digitale Aktenschrank - viel mehr als Papierakten leisten können

Die Einführung einer Software zur Verwaltung digitaler Akten ist einfacher als Sie denken. Denn die windream-Lösungen sind bereits fix und fertig konfiguriert. Sie benötigen also keinerlei Programmierkenntnisse, und eine zeitraubende Einführung der Mitarbeiter in die Verwaltung digitaler Akten ist ebenfalls nahezu überflüssig. Letztendlich stellen digitale Akten eine 1:1-Relation im Vergleich zu traditionellen Papierakten her, so dass Sie mit E-Akten genau so arbeiten wie mit konventionellen Papierakten. Nur: mit  digitalen Akten agieren Sie wesentlich schneller und effizienter.

Maximaler Schutz vor unbefugtem Zugriff - der digitale Aktenschrank mit integriertem Rechtekonzept

Mit unseren Software-Lösungen bilden Sie Ihre Aktenschränke auf der rein digitalen Ebene ab – platzsparend, individuell und sicher vor Datenverlust. Denn auch die digitalen Aktenschränke sind „abschließbar“. Je nachdem, welchen Usern Sie das Recht erteilen, E-Akten lesen oder bearbeiten zu dürfen, bestimmen allein Sie, wer Ihre digitalen Akten einsehen darf. Das ist eminent wichtig, insbesondere dann, wenn es um sensible Informationen geht, die zum Beispiel in Personalakten oder Kundenakten enthalten sind.

Digitale Akten bieten deutliche Vorteile im Vergleich zum Papier

Im Gegensatz zu traditionellen Papierakten bietet die windream-Software für die elektronische Aktenführung Vorteile, die es im „Papierarchiv“ gar nicht geben kann.

Die Einführung der digitalen Aktenverwaltung mit windream ermöglicht den Mitarbeitern in Unternehmen beispielsweise, eigene Sichten auf digitale Akten und die darin enthaltenen Dokumente und Informationen zu erstellen, ohne dabei die tatsächlich festgelegte Aktenstruktur zu verändern. Der Sachbearbeiter stellt sich lediglich seine eigene, individuelle Sicht auf den Aktenbestand seines Unternehmens zusammen und kann sich dadurch die digitalen Akten genau so am Bildschirm darstellen lassen, wie es für seine Arbeit optimal ist.

Dadurch beschleunigt sich natürlich auch der Zugriff auf die digitalen Akten und auf die in ihnen gespeicherten Informationen rapide. Anfragen, zum Beispiel von Kunden oder Lieferanten, lassen sich ohne jegliche zeitliche Verzögerung sofort beantworten. Darüber hinaus kann der Sachbearbeiter über individuell definierbare und ausgefeilte Recherche-Strategien sicherstellen, dass jede Information quasi „auf Knopfdruck“ wiedergefunden wird; und zwar unabhängig davon, in welchen digitalen Akten die gesuchten Informationen enthalten sind. Versuchen Sie das mal mit Papierakten!
Suchen & Finden

In diesem Kontext wird auch den besonders vielfältigen Anforderungen Rechnung getragen, die bei der sicheren Ablage der digitalen Akten – insbesondere im Bereich der Personalverwaltung – zu berücksichtigen sind. So erfüllen alle aktenbezogenen Verwaltungsprozesse mit der digitalen Aktenverwaltung von windream selbstverständlich auch die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes im Sinne der  EU-DSGVO. Die Vorgaben dieser EU-weiten Verordnung lassen sich mit einem ausgefeilten Rechtekonzept realisieren, das sich auf die digitalen Akten anwenden lässt. Dieses Konzept stellt sicher, dass immer nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf E-Akten mit sensiblen, personenbezogenen Informationen haben, die auch explizit dazu autorisiert sind.
Compliance-Anforderungen einhalten

Die digitalen Akten und die in ihnen abgelegten Dokumente sind im digitalen Archiv sicher aufgehoben. windream gewährleistet die jederzeitige Einhaltung der gesetzlichen bzw. steuer- und finanzrechtlichen Vorgaben, die für die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen gelten und sichert zudem auch die Unveränderbarkeit der Daten. Dies bedeutet, dass alle im windream-Archiv abgelegten digitalen Akten zum Beispiel nach einer exakt definierbaren Bearbeitungsfrist nicht mehr veränderbar und gleichzeitig auch noch nach vielen Jahren abrufbar sind. Wichtig zu wissen für alle Anwender: Die Unveränderbarkeit der digitalen Akten und des gesamten windream-Systems ist durch ein unabhängiges Rechtsgutachten bestätigt worden.
Rechtskonforme Archivierung

Sie haben bereits Informationen in Drittanwendungen generiert, die in digitalen Akten abgelegt werden sollen? Kein Problem, denn die windream-Aktenverwaltung lässt sich ohne weiteren programmiertechnischen Aufwand in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integrieren. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn bereits unternehmensspezifische Software eingesetzt wird, mit der geschäftsrelevante Informationen erzeugt und gespeichert werden, zum Beispiel ERP-Systeme.

windream kann direkt  an das im Unternehmen führende ERP-System angebunden werden, etwa in SAP-Umgebungen oder im Kontext von Microsoft Dynamics AX / NAV sowie in Kooperation mit vielen weiteren Applikationen. Dazu zählen unter anderem auch E-Mail-Anwendungen wie Microsoft Outlook. Der Vorteil: Wichtige Informationen, die Sie per E-Mail erhalten oder versenden, kopieren Sie per Mausklick ganz einfach und schnell in die digitalen Akten Ihrer Wahl!

Die in den Drittanwendungen bereits enthaltenen Stammdaten werden dann automatisch an die windream-Aktenverwaltung übergeben und dort für die Anlage, Indexierung und somit für die Verwaltung der digitalen Akten genutzt.
Integrationen

Sie hassen es als Anwender, Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verändern oder sich gar in eine neue einzuarbeiten? Genau dieser Tatsache trägt die windream-Aktenverwaltung Rechnung, denn die oberste Priorität zielt darauf ab, ein traditionelles Papierarchiv mit all seinen gewohnten Features wie etwa Registern, Inhaltsverzeichnissen, Aktendeckeln, Beschriftungen und Sortierungen der Inhalte von A bis Z oder nach Indizes komplett auf der elektronischen Ebene zu reproduzieren und dadurch ein für alle Mal zu ersetzen.

Hinzu kommen weitere Anforderungen, die die windream-Lösungen für digitale Akten ad hoc erfüllen, wie etwa die Anlage von Unterregistern auf verschiedenen Ebenen oder die automatische Generierung von Aktenplänen anhand unternehmensspezifischer Vorgaben einschließlich der Zuweisung von Aktennummern und -schlüsseln gemäß existierender Pläne.

Sie befürchten, wichtige Deadlines zu vergessen? Dann vergeben Sie Termine zur automatisierten Wiedervorlage bestimmter digitaler Akten und definieren Sie Fristen, innerhalb derer Akteninhalte zu bearbeiten sind. Und das alles ohne die allseits bekannten Nachteile des Papierarchivs!
Papierlos werden

Dank der vollständigen Integration der windream Aktenlösungen in das Windows-Betriebssystem lassen sich digitale Akten ebenso leicht und effizient organisieren wie beliebige andere Dokumente. Aufgrund des windream-spezifischen, patentierten Software-Konzepts der Microsoft Windows-Integration werden alle gespeicherten Informationen in digitaler Form ganz einfach über den Windows Explorer verwaltet.

Auch das bedeutet für Sie als Anwender: Sie müssen weder Ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen noch sich in eine neue einarbeiten. Bleiben Sie einfach bei der bekannten Navigation über den Explorer!

Das unabhängige Business Application Research Center (BARC) in Würzburg hat in einer umfangreichen Marktanalyse die bekanntesten E-Akten-Lösungen verschiedenster deutscher Hersteller auf den Prüfstand gestellt. Das Ergebnis: Die windream-Lösung für digitale Akten siegt mit teilweise gravierendem Vorsprung vor den Produkten anderer Hersteller!

Die BARC-Analysten  gelangen zu dem Fazit, dass die windream-Lösung ideal dazu geeignet sei, Akten auf elektronischem Wege abzubilden, und kommen weiterhin zu dem Ergebnis, dass die windream GmbH einer derjenigen deutschen Software-Hersteller sei und bleibe, der im Markt für Software-Systeme zur Dokumentenverwaltung mit ihren Innovationen und Lösungen ganz vorne mit dabei sei. Nationale und internationale Unternehmen der D-A-CH-Region, die windream im Einsatz haben, bestätigten dies durch ihr positives Feedback.
Testsieger E-Akte


Broschüre zur digitalen Aktenführung mit windream

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen nimmt die elektronische Aktenführung nicht nur eine zentrale Rolle ein, sie wird auch zukünftig noch deutlich mehr an Bedeutung gewinnen.

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Vom Auftrag bis zum Lieferanten – digitale Akten eröffnen ungeahnte Möglichkeiten

Egal ob Personalakten, Kundenakten, Lieferantenakten, Projektakten, Auftragsakten oder Vertragsakten: Eine bequeme und effiziente  Verwaltung dieser für alle Unternehmen eminent wichtigen Unterlagen kann zukünftig nur mit Hilfe elektronischer Systeme für die digitale Aktenführung bewältigt werden. Die windream-Lösungen sind äußerst hilfreiche Werkzeuge – und Testsieger der BARC-Studie! Digitale Akten eröffnen dem Anwender ungeahnte Möglichkeiten der modernen Aktenführung

Unverbindlich beraten lassen

Personalakten sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Die elektronische Aktenführung ermöglicht Ihnen eine individuell angepasste Verwaltung aller digitalen Dokumente, die im Kontext einer Personalstelle anfallen – vom Zwischenzeugnis über Fotos Ihrer Mitarbeiter bis hin zur Speicherung von Abrechnungen und Lebensläufen. Übrigens: windream erfüllt in diesem Zusammenhang selbstverständlich auch die Anforderungen der EU-DSGVO im Sinne des dort definierten Datenschutzes in Bezug auf die Speicherung personenbezogener Daten. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist nachweisbar nur auf der digitalen Ebene möglich – es sei denn, Sie nutzen tatsächlich Tresore als Aufbewahrungsort für Personalakten. Aber wer tut das schon?
Digitale Personalakte anlegen, verwalten und archivieren

Verträge zum Beispiel mit Kunden, Lieferanten und Partnern sind ein fester Bestandteil in jedem Unternehmen. Kurz: Ohne vertragliche Vereinbarungen sind viele Geschäftsbeziehungen kaum aufrecht zu erhalten. Mit einer digitalen Vertragsakte verwalten Sie alles, was in Ihrem Unternehmen an Verträgen und Vereinbarungen existiert. Nutzen Sie einfach unsere hoch spezialisierte Software-Lösung, das windream Contract Management, um jederzeit auf der „rechtssicheren“ Seite zu sein. Verpassen Sie ab sofort keine Fristen mehr, denn das System informiert Sie automatisch über anstehende Kündigungstermine und Deadlines, die einzuhalten sind.
Fristen-und Terminüberwachung mit dem windream-Vertragsmanagement

Eine minutiös und systematisch geführte und gepflegte digitale Kundenakte ist in gewissem Maße die Bibel und damit die Grundlage eines erfolgreichen Vertriebs. Das ist sie aber nur, wenn die Akte umfangreiche Möglichkeiten zur Verwaltung der Kundendaten bietet. Und auch das geht nur mit einer digitalen Akte. Mit den windream-Lösungen zum Aktenmanagement sind Sie auch in diesem gleichermaßen sensiblen wie unverzichtbaren Bereich auf der sicheren Seite. Ebenso wie alle anderen Formen der digitalen Akten sind auch Kundenakten individuell generierbar – mit genau denjenigen Informationen, die Sie über Ihre Kunden benötigen. Entscheidend ist dabei auch, dass Sie die Systematik der Akten und der in ihnen enthaltenen digitalen Dokumente nicht für jeden Kunden erneut generieren müssen. So entsteht automatisch ein einheitliches Erscheinungsbild für alle Kundendaten, die Sie pflegen.

Aufträge verwalten, steuern und analysieren – all das können Sie bequem mit einer digitalen Auftragsakte erledigen. Sortieren Sie Ihre Akteninhalte nach ganz individuellen Kriterien und rein virtuell, ohne die tatsächliche, elektronisch erstellte Aktenstruktur zu verändern. Damit wird die digitale Auftragsakte und die in ihnen abgelegten Informationen zum festen Bestandteil eines jeden Projekts.

Die Verwaltung Ihrer Zulieferer und Lieferanten in einer Lieferantenakte ist ebenso wichtig wie jede andere Aktenform, die in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Denn Lieferanten sind häufig quasi das Rückgrat eines Unternehmens, und oftmals - nicht nur im produzierenden Gewerbe - geht ohne verlässliche Lieferanten nichts. Was also liegt näher, als auch dazu eine spezialisierte, digitale Akte anzulegen? Erfassen und pflegen Sie Ihre Lieferantendaten einfach in einer E-Akte. Ganz nach dem Motto: „Wer hat was und wann geliefert?“ können Sie mit der digitalen Lieferantenakte alle Prozesse jederzeit nachvollziehen, die im Zusammenhang mit Lieferanten stattgefunden haben.

Ob einzelne Projekte und Gewerke, Mängelerfassungen, Informationen von Lieferanten, Auftragnehmern und Nachunternehmern, Schriftverkehr, Verträge, Rechnungen oder das Bautagebuch – alle Unterlagen finden Sie künftig in Ihrer digitalen Bauakte.
Digitale Bauakte

E-Akten bestehen typischerweise nicht nur aus einer Sammlung von Dokumenten und Informationen, die schon digital erstellt wurden, zum Beispiel mittels klassischer Office-Anwendungen wie Word oder Excel. Auch Altbestände wie handschriftlich unterzeichnete Geschäftsbriefe oder Dokumente aus prähistorischer Vorzeit, in der es noch keine Computer gab, sind möglicherweise immer noch wichtig und müssen elektronisch archiviert werden. Dazu bieten wir spezielle Imaging-Lösungen an, mit denen Sie Ihre so genannten „Altdatenbestände“ auf Papier zeitökonomisch in die digitale Welt überführen, indem Sie sie scannen, dadurch digitalisieren und mittels windream automatisiert in definierten elektronischen Ordnern bzw. in digitalen Akten dauerhaft speichern.
Papierdokumente einfach digitalisieren

BARC Guide Digital Workplace 2021

Der vom Business Application Research Center (BARC) veröffentlichte Wegweiser zum digitalen Arbeitsplatz liefert Ihnen Anregungen für die Gestaltung Ihrer Projekte.
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