Rechnungen digital managen mit einer automatischen Rechnungsverarbeitung

windream Invoice Management

Ein moderne, digitale Rechnungsverarbeitung spielt im Alltag der Unternehmen – unabhängig von ihrer individuellen Größe – eine zentrale Rolle. Sie ermöglicht eine Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit exakt definierten Geschäftsprozessen, mit deutlich schnelleren Durchlaufzeiten und mit einer automatisierten und sicheren Ablage im elektronischen Archiv – einschließlich schneller Recherche und einem reibungslosen Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung. Die Digitalisierung spart enorm viel Zeit und Nerven, denn die Bearbeitung erfolgt nun nicht mehr – wie bisher – manuell, sondern weitestgehend automatisiert in digitaler Form via Workflow.

Diese Vorteile bietet die digitale Rechnungsverarbeitung

Automatische Rechnungsverarbeitung mit digitalen Workflows
Automatische Rechnungs-verarbeitung mit Workflows
Revisionssichere Archivierung von Eingangsrechnungen mit windream
Revisionssiche-re Archivierung nach GoBD und UStG
Unterstützung von XRechnung und ZUGFerD mit der digitalen Rechnungsverarbeitung mit windream
Standardisierte Rechnungs-formate, z.B. ZUGFerD, XRechnung
Digitale Rechnungsverarbeitung und Prozessdokumentation mit windream
Transparente und protokollierte Prozesse (Historie)
Schnelle Recherche von Rechnungsdaten bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Schnelle Recherche nach Rechnungs-daten
Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung - Schneller ROI
Schneller ROI
Kürzere Durchlaufzeiten beim Prozess der Eingangsrechnungverarbeitung
Kürzere Durchlaufzeiten
Digitale Rechnungsverarbeitung von windream passt sich Ihren Anforderungen an
Flexibel anpassbar an individuelle Anforderungen

Effiziente Rechnungsverarbeitung mit digitalen Workflows

Wurden eingehende Rechnungen in der Vergangenheit noch als Papierrechnungen per Post empfangen, kopiert, gestempelt und als Kopien an die involvierten Fachabteilungen weitergeleitet, so übernehmen heutzutage moderne Software-basierte IT-Lösungen diese Prozesse.  Mit unseren Software-Lösungen zur Rechnungsverarbeitung bearbeiten Sie den gesamten Prozess von der Eingangsrechnung bis hin zur Buchung komplett digital. Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens können Rechnungen dadurch wesentlich schneller managen als bisher, da das traditionelle Kopieren, Weiterleiten, Prüfen, Abzeichnen und Buchen auf Papier nun vollständig auf der Basis elektronischer Prozesse erfolgt.

Grundlage der elektronischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Grundlage einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ist immer, dass eine Eingangsrechnung direkt nach ihrem Eingang in der Poststelle gescannt wird, sofern sie als Papierrechnung in Ihrem Unternehmen eingegangen ist. Die Dokumente – Rechnungen sind ja ebenso Dokumente wie jede andere Form der Geschäftskorrespondenz oder schriftlicher Information – werden nach dem Scannen nur noch digital weiterbearbeitet. Gleiches gilt natürlich auch, wenn Sie eine Eingangsrechnung bereits in elektronischer Form erhalten, zum Beispiel als PDF-Datei per E-Mail. Dann entfällt natürlich der Prozess des Scannens.
Eingangsrechnungen digitalisieren


Broschüre: Invoice Management

Die vollautomatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Erfahren Sie mehr über die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung mit dem windream Invoice Management - Alles Wissenswerte im Überblick.

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Digitale Prozesse der Rechnungsverarbeitung

Unsere Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung liefern bereits fertig vorkonfigurierte Workflows, die Sie und die Mitarbeiter Ihres Unternehmens sofort nutzen können. Die Workflows sind so gestaltet, dass sie alle Prozesse der Rechnungsverarbeitung berücksichtigen, die ab dem Zeitpunkt der Digitalisierung per Scanner zu durchlaufen sind, einschließlich einer sofortigen revisionssicheren Archivierung im windream Archiv.

Das beginnt mit der Erfassung einer elektronischen Rechnung über die Weiterleitung an die zuständigen Stellen in Ihrem Unternehmen, die Prüfung und letztendlich die Buchung der Rechnungen nach dem Freigabeprozess. Das System erlaubt außerdem Rückschritte innerhalb des Prozesses, sodass Ihre Mitarbeiter, die Rechnungen bearbeiten, Rückfragen an andere Abteilungen stellen können, die in den Bearbeitungsprozess einbezogen sind.

Unterstützung standardisierter Rechnungsformate - XRechnung und ZUGFeRD

Die Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung sind mittlerweile als Standards für bestimmte Anwendungsfälle im Markt etabliert. ZUGFeRD repräsentiert in diesem Kontext ein standardisiertes Format für den Austausch von Daten aus elektronischen Rechnungen und ist dabei nicht auf bestimmte Branchen beschränkt. XRechnung hingegen wurde vornehmlich für den Rechnungs- und Datenaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland konzipiert und basiert – technisch gesehen – auf dem Datenformat XML.

Die windream Software-Lösungen zur  digitalen Rechnungsverarbeitung unterstützen beide Verarbeitungsstandards, ZUGFeRD und XRechnung.  Für die Rechnungsverarbeitung nach dem ZUGFeRD- und XRechnung-Standard bieten wir spezielle Versionen unserer Software-Lösungen für die Rechnungseingangsverarbeitung an, die jeweils auf die Anforderungen und Besonderheiten von ZUGFeRD und XRechnung zugeschnitten sind.

Für die Anwender ist die Lösung sehr benutzerfreundlich – Beschwerden aus den Fachabteilungen höre ich nicht mehr.

Lars NiederstebergIT-Applikationsverantwortlicher & Projektleiter, Insta GmbH

Erfolgreich im Einsatz: Rechnungseingangsworkflow

  • Automatisierung des Rechnungseingangsworkflows in Zusammenarbeit mit dem windream-Partner BCT.
  • Die Finanzabteilung scannt die Rechnungen, windream indexiert und übergibt sie an SAP.
  • Benutzerfreundliche Lösung:
    Fast 100 Insta-Mitarbeiter greifen inzwischen auf windream zu und sind begeistert.

Zur Erfolgsstory

Revisionssichere Archivierung von Rechnungen

Hand in Hand – Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Rechnungsverarbeitung

Unser DMS windream ist vollständig in das Windows-Betriebssystem von Microsoft integriert. Schon seit vielen Jahren sind wir als Microsoft-Partner international bekannt. Und unsere Lösungen zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung kooperieren nahtlos mit unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS)  bzw. mit unserer DMS-Software windream.

Warum ist das wichtig? Ganz einfach: Die elektronischen Eingangsrechnungen müssen ja nicht nur bearbeitet werden, sondern sie sind als geschäftliche Unterlagen ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftskommunikation. Steuerrechtlich gesehen müssen Rechnungen über einen langen Zeitraum archiviert werden und auch nach langer Zeit noch zugänglich sein.

Dies bedeutet konkret: Wenn die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gebuchte Eingangsrechnungen mittels eines automatisierten Prozesses im Langzeit-Archivsystem des windream DMS ablegen, gehen Ihnen später keine Rechnungen mehr verloren. Spezielle Tools ermöglichen es Ihnen sogar beispielsweise, zu archivierende Rechnungen automatisch zu indexieren, sodass Sie sie nach Indexen wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern und anderen Kriterien mit der windream Recherche-Funktion praktisch auf Knopfdruck wieder aus dem windream Archivsystem hervorholen können. Das gilt natürlich auch für alle anderen im Archiv gespeicherten Informationen bzw. Dateien und elektronischen Dokumente. Selbstverständlich ist eine revisionssichere Archivierung aller Dokumente im windream Archivsystem jederzeit gegeben. Und natürlich erfüllt das windream Archiv die Anforderungen an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftsrelevante Dokumente vollumfänglich.

Digitale Rechnungsverarbeitung - windream GmbH

Digitale Rechnungsverarbeitung - Die effiziente Verarbeitung eingehender Rechnungen

Mit unserer intelligenten Software lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe rund um Rechnungen bequem automatisieren. Das Ergebnis: Eine enorme Zeitersparnis und eine deutliche Optimierung aller Geschäftsprozesse. Durch eine automatisierte Klassifikation und die damit einhergehende automatische Indexierung der Rechnungen können Mitarbeiter beliebige Rechnungsdaten, die mit dem windream Invoice Management klassifiziert wurden, ohne jeglichen Zeitverlust sofort weiterverarbeiten.
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