Die digitale Personalakte

Personalakten anlegen, verwalten und archivieren

Die Digitalisierung ist auch im Personalwesen längst angekommen. Gerade in diesem Sektor sind – unabhängig von der Größe eines Unternehmens – zahlreiche Akten und ihre Inhalte zu verwalten. Angefangen bei der Erfassung der Bewerber über die personenbezogenen Daten der aktiven Mitarbeiter bis hin zur möglichen Datenlöschung gemäß EU-DSGVO müssen im Human-Relations-Sektor sehr viele Vorschriften und gesetzliche Regelungen beachtet werden.

Mit der digitalen Personalakte erledigen Sie diese häufig zeitraubenden Tätigkeiten vollständig elektronisch – und dadurch wesentlich schneller als auf konventionellem Wege.

Das Enterprise-Content-Management-System windream kann weit mehr als „nur“ Dokumente verwalten. Insbesondere im Bereich der Aktenverwaltung – und speziell im Personalmanagement – bietet das System bisher ungeahnte Möglichkeiten, Personaldaten und die damit verbundenen Dokumente effizient, sicher und gleichzeitig flexibel zu organisieren. In diesem Kontext werden natürlich auch die besonders vielfältigen Anforderungen erfüllt, die im Bereich der Personalverwaltung zu berücksichtigen sind.

Personalwesen - windream GmbH

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Mittelpunkt

windream ermöglicht es den Sachbearbeitern in der Personalabteilung, die Mitarbeiter ihres Unternehmens auf der Basis einer effizienten Aktenverwaltung jederzeit während ihres beruflichen Werdegangs zu begleiten und zu unterstützen – von der Neueinstellung über die Ausbildung bis hin zu berufsbegleitenden Lehrgängen und Schulungen. Die digitale Verwaltung der mitarbeiterbezogenen Dokumente mit windream erlaubt sogar eine automatisierte Steuerung notwendiger oder wiederkehrender Schulungen.

Datenschutz steht im Fokus

Alle Verwaltungsvorgänge der digitalen Personalakte erfüllen die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes. windream nutzt ein ausgefeiltes Rechtekonzept, das sicherstellt, dass nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf sensible Personalinformationen haben, die explizit dazu autorisiert sind.

Individuelle Sichten auf Personalakten und Dokumentbestände

Die digitale Personalakte ermöglicht es den Mitarbeitern in der Personalabteilung, eigene Sichten auf Akten und darin enthaltene Dokumente zu erstellen. In diesem Kontext lassen sich Akten und Informationen ganz nach den individuellen Anforderungen des Personalmanagements sichten und auf dem Bildschirm präsentieren. Es handelt sich dabei stets um eine rein „virtuelle“ Sicht des Aktenbestands.

Der Vorteil: Eine virtuelle Strukturierung der Akten kann erfolgen, ohne die tatsächlich existierende Ordnerstruktur auf einem windream-Server, auf dem alle Dokumente gespeichert sind, zu verändern. Die so genannten „dynamischen Sichten“ können nach unterschiedlichen Kriterien eingerichtet werden, zum Beispiel nach Funktionen der Mitarbeiter, nach Rollen, Geschäftsbereichen oder auch nach Ausbildungsstand.

Die Option der automatischen Benachrichtigungen gewährleistet zudem, dass wichtige Termine und anstehende Aufgaben für das Personalmanagement niemals versäumt werden. Nicht zuletzt unterstützt die digitale Personalakte die Sachbearbeiter in der Personalabteilung auch beim schnellen Zugriff auf die gespeicherten Informationen, zum Beispiel bei Anfragen der Mitarbeiter.

Ihre Vorteile

  • Enorme Zeitersparnis durch eine vollständig digitale Personalakte auf Basis des ECM-Systems windream
  • Hundertprozentig datenschutzkonform gemäß EU-DSGVO
  • Dynamische und individuelle Sicht auf Personalakten und Inhalte
  • Extrem flexible Organisation und Struktur der Dokumentenablage in den Personalakten
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