Mit elektronischem Dokumentenmanagement zum Unternehmenserfolg

So verwalten Sie Ihre Dokumente digital

Papier ist komplett out! Statt Akten im Keller zu suchen, verwalten Sie Ihre Dokumente nur noch in elektronischer Form. Sparen Sie Zeit und Kosten durch moderne Software-Lösungen, die Ihre Geschäftsprozesse digital optimieren und die Ihr gesamtes Unternehmenswissen mit allen Informationen zentral in einem gemeinsamen Wissenspool verwalten. Genau diese Anforderungen erfüllt ein digitales Dokumentenmanagementsystem zu einhundert Prozent. Aber das ist noch nicht alles. Vom klassischen, elektronischen Dokumentenmanagement über Workflows bis hin zu Software-Integrationen in Ihre bestehende IT-Infrastruktur können Sie alle Lösungen digital realisieren, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen.
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Die ECM-Software windream  gilt  als  technologisch  führende  Lösung  für die  Erfassung,  Verwaltung  und  Archivierung beliebiger Dokumente. Erfahren Sie mehr über unsere Produkte, Lösungen und Integrationen.

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Was genau ist eigentlich ein DMS?

Und was bedeutet ECM?

„DMS“ steht für „Dokumenten-Management-System“. „ECM“ bedeutet „Enterprise Content Management“. Aber worin besteht der Unterschied? Die Abkürzung DMS bezieht sich vornehmlich auf das klassische Dokumentenmanagement. Hier verwalten Sie hauptsächlich Dokumente wie zum Beispiel typische Office-Dateien. Aber auch Bilder, Videos, Audiofiles und überhaupt jegliche Art von Information, die als Datei vorliegt, ist in einem DMS effizient verwaltbar.

Demgegenüber legen Sie in einem ECM-System nicht nur Dokumente bzw. Dateien ab, sondern Sie beziehen weitere Anwendungen und die daraus erzeugten Daten mit ein. Das können E-Mails ebenso sein wie elektronische Geschäftsprozesse oder auch Kombinationen mit anderen Drittanwendungen wie beispielsweise ERP und sonstige geschäftsrelevante Applikationen. „Enterprise Content Management“ bedeutet grundsätzlich, dass Sie Ihr gesamtes Unternehmenswissen – also den Content – zentral verwalten. Alle Mitarbeiter greifen darauf je nach individueller Berechtigung mit unterschiedlichen Anwendungen zu, auch mobil. Genau diese Anforderungen erfüllt unser ECM-System windream ganz exakt.

Warum benötigen Sie ein ECM-System?

Schritt für Schritt von der Planung zur Realisierung

Die Gründe für den Einsatz eines ECM-Systems sind vielfältig. Zeit- und dadurch Kostenersparnis sowie ein deutlicher reduzierter Platzbedarf sind die traditionellen Kriterien, die für den Einsatz IT-gestützter Systeme sprechen. Die Zeitersparnis resultiert dabei vornehmlich aus der schnellen Informationsarchivierung und den ausgefeilten Rechercheoptionen, die Ihnen ein Wiederfinden der gespeicherten Informationen ohne Zeitverlust ermöglichen.

Worauf Sie achten müssen

Die wichtigsten ECM-Funktionen im Überblick

Ein ECM-System muss heutzutage unbedingt die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, die zum Beispiel für Aufbewahrungs-, Bereitstellungs- und Löschpflichten gelten. Zwischen GoBD und EU-DSGVO muss ein System alle rechtlichen Vorschriften berücksichtigen und entsprechend umsetzen. Aus diesem Grund haben wir unser ECM-System windream durch eine unabhängige Instanz prüfen lassen. Ein Gutachten bestätigt unserem System die vollumfängliche Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen.

Rechtskonform Archivieren

Die Recherche nach archivierten Informationen ist ein zentrales Kriterium, das jedes ECM-System erfüllen muss. Dazu stellt Ihnen ein modernes System verschiedene Methoden zur Verfügung. Zum Beispiel eine Recherche im Volltext, für deren Ausführung die Eingabe eines einzelnen Begriffs ausreicht. Weitere Optionen umfassen etwa eine Schnellsuche, eine Recherche mit Hilfe von Suchoperatoren oder auch eine intelligente Suche mit Assistenten, die Sie bei komplexen Recherchen effizient unterstützen. Falls Sie bestimmte Recherchen wiederholt durchführen wollen, so müssen die Suchterme speicherbar und später wiederholt abrufbar sein, um sie nicht erneut eingeben zu müssen.

Suchen & Finden

Moderne Systeme können Aktenstrukturen wie in einem traditionellen Aktenarchiv virtuell nachbilden. Erstellen, sortieren, verschieben, ergänzen oder löschen Sie Akten und ihre Inhalte nach Ihren individuellen Vorstellungen und genau so, wie es für Ihre persönliche Arbeit im Unternehmen erforderlich ist. Mit elektronisch geführten „E-Akten“ entdecken Sie völlig neue Möglichkeiten der effizienten Aktenverwaltung.

Testsieger E-Akte

Mit Lösungen zur digitalen Geschäftsprozess-Modellierung (Business Process Management, BPM) sind Sie in der Lage, typische Vorgänge in Ihrem Unternehmen digital abzubilden und auszuführen. Ein ECM-System sollte also in der Lage sein, bei Bedarf auch Dokumente mit Vorgängen zu verknüpfen. Denn in den meisten Fällen werden Vorgänge von wichtigen Dokumenten begleitet. Es muss also sichergestellt sein, dass sich Lösungen zur Prozessmodellierung mit DMS / ECM verbinden lassen.

Workflow

Mobile Endgeräte wie Smartphones lösen den Einsatz klassischer Desktop-PCs und Notebooks zunehmend ab. Stellen Sie daher sicher, dass sich Dokumente und Vorgänge zukünftig auch auf mobilen Geräten darstellen und bearbeiten lassen. Und das ohne Funktionseinschränkung.

Mobiles Arbeiten

Die Möglichkeit der Anbindung eines ECM an Drittanwendungen wie ERP- oder CRM-Systeme ist immer hilfreich und sinnvoll. Gerade dann, wenn Sie bereits eine Infrastruktur mit verschiedenen Anwendungen betreiben (wovon natürlich auszugehen ist), sollten Sie prüfen, ob sich DMS bzw. ECM in weitere Anwendungen integrieren lässt. Denn die Integration wird immer zu einem deutlich höheren Automatisierungsgrad führen, da die Systeme Daten untereinander austauschen können. Somit können Sie letztlich auch Daten aus Fremdanwendungen in Ihren „Wissenspool“ übernehmen.

Integrationen

 

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