Digitales Aktenmanagement - windream GmbH

Digitales Aktenmanagement

Lieber schnell finden als lange suchen! Unsere preisgekrönten Lösungen zur elektronischen Aktenanlage und -führung begeistern unglaublich viele unserer Kunden. Das liegt daran, dass diese Lösungen so flexibel in ihrer Handhabung sind und sich mit ihnen Akten unterschiedlichster Art und Inhalte in kürzester Zeit erstellen lassen.

Von der Anlage bis zur Archivierung

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen nimmt die elektronische Aktenführung nicht nur eine zentrale Rolle ein, sie wird auch zukünftig noch deutlich mehr an Bedeutung gewinnen. Denn Akten müssen in jedem Unternehmen verwaltet werden. Und die Zahl der zu verwaltenden Dokumente als „innere“ Bestandteile der Akten steigt ins Unermessliche.

Egal ob Personal-, Kunden-, Lieferanten-, Projekt- oder Vertragsakten: Ein bequemes und effizientes „Handling“ dieser für alle Firmen eminent wichtigen Unterlagen kann zukünftig nur mit Hilfe elektronischer Systeme bewältigt werden. Die windream-Lösungen für das digitale Aktenmanagement sind äußerst hilfreiche Werkzeuge – und Testsieger der BARC-Studie

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Kurz erklärt: Digitales Aktenmanagement mit windream

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Erfahren Sie mehr in unserem On-Demand Video "Digitales Aktenmanagement leicht gemacht". Wir zeigen Ihnen in diesem Online-Vortrag, wie Sie elektronische Akten mit unseren windream-Lösungen zielsicher einsetzen. Erleben Sie eine bisher in der Aktenverwaltung nie gekannte Flexibilität.

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Deutliche Vorteile im Vergleich zum Papier mit der digitalen Akte von windream

Im Gegensatz zu traditionellen, papiergebundenen Akten bietet die elektronische windream-Variante der Aktenverwaltung Vorteile, die es im „Papierarchiv“ gar nicht geben kann.

So ermöglicht es das digitale windream Aktenmanagement den Mitarbeitern in Unternehmen beispielsweise, eigene Sichten auf Akten und die darin enthaltenen Dokumente zu erstellen, ohne dabei die tatsächlich festgelegte Aktenstruktur zu verändern. Der Sachbearbeiter stellt sich lediglich seine eigene, individuelle Sicht auf den Aktenbestand seines Unternehmens zusammen und kann sich dadurch die Aktenbestände genau so am Bildschirm darstellen lassen, wie es für seine Arbeit optimal ist.

Dadurch beschleunigt sich natürlich auch der Zugriff auf die Akteninhalte und auf die in ihnen gespeicherten Informationen rapide. Anfragen, zum Beispiel von Kunden oder Lieferanten, lassen sich ohne jegliche zeitliche Verzögerung sofort beantworten. Darüber hinaus kann der Sachbearbeiter über individuell definierbare und ausgefeilte Recherche-Strategien sicherstellen, dass jede Information quasi „auf Knopfdruck“ wiedergefunden wird; und zwar unabhängig davon, in welchen Akten die gesuchten Informationen enthalten sind. Versuchen Sie das mal in einem Papierarchiv!


Suchen & Finden

In diesem Kontext wird auch den besonders vielfältigen Anforderungen Rechnung getragen, die bei der sicheren Ablage der Akten – insbesondere im Bereich der Personalverwaltung – zu berücksichtigen sind. So erfüllen alle aktenbezogenen Verwaltungsvorgänge mit dem digitalen windream Aktenmanagement selbstverständlich auch die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes, die sich seit der Einführung der EU-DSGVO deutlich verschärft haben. Die Vorgaben dieser EU-weiten Verordnung lassen sich mit einem ausgefeilten Rechtekonzept realisieren, das sich auf die elektronischen Akten anwenden lässt. Dieses Konzept stellt sicher, dass immer nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Akten mit sensiblen, personenbezogenen Inhalten haben, die auch explizit dazu autorisiert sind.


Compliance-Anforderungen einhalten

Die digital erstellten Akten und die in ihnen abgelegten Dokumente sind im elektronischen windream-Aktenarchiv sicher aufgehoben. windream gewährleistet die jederzeitige Einhaltung der gesetzlichen bzw. steuer- und finanzrechtlichen Vorgaben, die für die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen gelten und sichert zudem auch die Unveränderbarkeit der Daten. Dies bedeutet, dass alle im windream-Aktenarchiv abgelegten Dokumente zum Beispiel nach einer exakt definierbaren Bearbeitungsfrist nicht mehr veränderbar und gleichzeitig auch noch nach vielen Jahren abrufbar sind. Wichtig zu wissen für alle Anwender: Die Unveränderbarkeit der digitalen Akten und des gesamten windream-Systems ist durch ein unabhängiges Rechtsgutachten bestätigt worden.


Rechtskonforme Archivierung

Sie haben bereits Informationen in Drittanwendungen generiert, die in digitalen Akten abgelegt werden sollen? Kein Problem, denn das windream Aktenmanagement lässt sich ohne weiteren programmiertechnischen Aufwand in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integrieren. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn bereits unternehmensspezifische Software eingesetzt wird, mit der geschäftsrelevante Informationen erzeugt und gespeichert werden, zum Beispiel ERP-Systeme.

windream kann in direkter Anbindung an das im Unternehmen führende ERP-System eingesetzt werden, etwa in SAP-Umgebungen oder im Kontext von Microsoft Dynamics AX / NAV sowie in Kooperation mit vielen weiteren Applikationen. Dazu zählen unter anderem auch E-Mail-Anwendungen wie Microsoft Outlook. Der Vorteil: Wichtige Informationen, die Sie per E-Mail erhalten oder versenden, kopieren Sie per Mausklick ganz einfach und schnell in die Akten Ihrer Wahl!

Die in den Drittanwendungen bereits enthaltenen Stammdaten werden dann automatisch an das windream Aktenmanagement übergeben und dort für die Anlage, Indexierung und somit für die Verwaltung der digitalen Akten genutzt.


Integrationen

Sie hassen es als Anwender, Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verändern oder sich gar in eine neue einzuarbeiten? Genau dieser Tatsache trägt das windream Aktenmanagement Rechnung, denn die oberste Priorität zielt darauf ab, ein traditionelles Papierarchiv mit all seinen gewohnten Features wie etwa Registern, Inhaltsverzeichnissen, Aktendeckeln, Beschriftungen und Sortierungen der Inhalte von A bis Z oder nach Indizes komplett auf der elektronischen Ebene zu reproduzieren und dadurch ein für alle Mal zu ersetzen.

Hinzu kommen weitere Anforderungen, die die windream-Lösungen für digitale Akten ad hoc erfüllen, wie etwa die Anlage von Unterregistern auf verschiedenen Ebenen oder die automatische Generierung von Aktenplänen anhand unternehmensspezifischer Vorgaben einschließlich der Zuweisung von Aktennummern und -schlüsseln gemäß existierender Pläne.

Sie befürchten, wichtige Deadlines zu vergessen? Dann vergeben Sie Termine zur automatisierten Wiedervorlage bestimmter Akten und definieren Sie Fristen, innerhalb derer Akteninhalte zu bearbeiten sind. Und das alles ohne die allseits bekannten Nachteile des Papierarchivs!


Papierlos werden

Dank der vollständigen Integration der windream Aktenlösungen in das Windows-Betriebssystem lassen sich digitale Akten ebenso leicht und effizient organisieren wie beliebige andere Dokumente. Aufgrund des windream-spezifischen, patentierten Software-Konzepts der Microsoft Windows-Integration werden alle gespeicherten Informationen in digitaler Form ganz einfach über den Windows Explorer verwaltet.

Auch das bedeutet für Sie als Anwender: Sie müssen weder Ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen noch sich in eine neue einarbeiten. Bleiben Sie einfach bei der bekannten Navigation über den Explorer!

Das unabhängige Business Application Research Center (BARC) in Würzburg hat in einer groß angelegten Analyse die bekanntesten E-Akten-Lösungen verschiedenster deutscher Hersteller Anfang 2019 auf den Prüfstand gestellt. Das Ergebnis: Die windream Aktenlösung siegt mit teilweise gravierendem Vorsprung vor den anderen Lösungen!

Die Analysten von BARC gelangen zu dem Fazit, dass die windream-Lösung ideal dazu geeignet sei, Akten auf elektronischem Wege abzubilden, und kommen weiterhin zu dem Ergebnis, dass die windream GmbH einer derjenigen deutschen Software-Hersteller sei und bleibe, der im Markt für Software-Systeme zur Dokumentenverwaltung mit ihren Innovationen und Lösungen ganz vorne mit dabei sei. Nationale und internationale Unternehmen der D-A-CH-Region, die windream im Einsatz haben, bestätigten dies durch ihr positives Feedback.


Testsieger E-Akte

Digitale Akten und Dokumente erleichtern das (Arbeits-)Leben

  • Akten unterschiedlichster Arten und Inhalte in kürzester Zeit erstellen - zum Beispiel Personal- oder Vertragsakten
  • Informationen gezielt und schnell recherchieren
  • Rechtskonforme Archivierung
  • Automatische Datenablage
  • Absicherung von unbefugten Zugriff durch dynamisches Rechtekonzept
  • Testsieger in der BARC-Studie zur E-Akte

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Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen nimmt die elektronische Aktenführung nicht nur eine zentrale Rolle ein, sie wird auch zukünftig noch deutlich mehr an Bedeutung gewinnen.

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