Warum ist E-Mail-Archivierung für Unternehmen wichtig?
Wie archiviere und verwalte ich meine E-Mails so,
- dass ich wertvolle Informationen für mich und meine Mitarbeiter:innen jederzeit griffbereit aufbewahre,
- meine Postfächer nicht überquellen und ich dabei auch noch
- alle gesetzlichen Regularien einhalte bezüglich der Aufbewahrungspflichten und des Datenschutzes?
Die Antwort ist eine Lösung zur effizienten E-Mail-Archivierung, die mich in genau diesen Aufgaben unterstützt.
Herausforderungen im E-Mail-Management
Selbst die leistungsfähigsten E-Mail-Server sind nicht darauf ausgelegt, große, unkontrolliert ins Unternehmen strömende Datenmengen langfristig aufzubewahren und noch dazu alle gewünschten Mails und Anhänge auf Abruf bereitzustellen. Ohne eine E-Mail-Archivierungslösung ergeben sich daraus mit der Zeit technische, aber auch wirtschaftliche und juristische Probleme für Ihr Unternehmen. Neben einer Überlastung der Server und des IT-Personals leiden nicht zuletzt die geschäftlichen Aktivitäten, wenn Ihre Mitarbeiter:innen keinen Zugriff auf schnell benötigte Informationen erhalten. Auch die Aufbewahrungsregularien für geschäftsrelevante E-Mails sind keine Kleinigkeit, denn: Liegen hier Verstöße nach GoBD oder DSGVO vor, kann dies geschäftsschädigende Auswirkungen haben.
Ist die E-Mail-Archivierung Pflicht?
Jedes Unternehmen hat die Pflicht, geschäftliche E-Mails zu archivieren. Das ergibt sich aus steuerrechtlichen, buchhalterischen sowie datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Dabei genügt es nicht einfach nur, E-Mails in einem digitalen Archiv zu speichern: Erst mit der revisionssicheren Archivierung agieren Sie rechtskonform. Dabei archivieren Sie Ihre E-Mails so, dass sie unveränderlich und somit manipulationssicher hinterlegt sind.
Wichtig wird dies z. B. beim Rechnungseingang und -ausgang, da beides mittlerweile in den meisten Unternehmen per E-Mail erfolgt. Rechnungen müssen generell über einen Zeitraum von 10 Jahren im nachweislichen Originalzustand aufbewahrt werden, auch wenn sie digital vorliegen. Aufbewahrungsfristen gelten darüber hinaus genauso für Verträge oder Korrespondenzen mit Kund:innen und Partner:innen. Erst mit einer E-Mail-Archivierungslösung, die Revisionssicherheit gewährleistet, kann Ihr Unternehmen diese Anforderungen erfüllen.
Nutzen Sie eine Softwarelösung zur E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen, profitieren Sie neben der Rechtskonformität von vielen weiteren Vorteilen, besonders in Bezug auf Produktivität, Kosteneffizienz und Datensicherheit. Hier ein Überblick der wichtigsten Vorteile:
Vorteile der E-Mail-Archivierung
- Sie entlasten Ihre E-Mail-Server und reduzieren IT-Kosten, z. B. indem redundante Mails, also Nachrichten mit identischem Inhalt an mehrere Personen, nur einmal (und somit nicht mehrere Male wie bisher) archiviert werden.
- Die Software wird zu Beginn konfiguriert, sodass die Archivierung im Anschluss automatisch erfolgt. Somit entlasten Sie Ihre IT-Abteilung, die keine manuellen Verwaltungsaufgaben mehr übernehmen muss, sowie die Anwender:innen, die ihre Postfächer nicht mehr selbstständig ausmisten und organisieren müssen.
- Durch die revisionssichere Archivierung stellen Sie die Weichen für die Rechts- und Manipulationssicherheit in der Archivierung Ihrer geschäftsrelevanten E-Mails. So halten Sie gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente ein und folgen den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zum Schutz Ihrer Kund:innen.
- In der täglichen Arbeit profitieren Sie und Ihre Kolleg:innen von der ständigen Verfügbarkeit aller geschäftsrelevanten E-Mails und der darin enthaltenen Informationen mithilfe der beigefügten Recherchefunktion Ihrer E-Mail-Archivierungslösung. Das steigert die Produktivität im Unternehmen, da keine Arbeitszeit mehr für die Postfachorganisation und die Suche nach verschollenen E-Mails und Dateianhängen aufgewendet werden muss.
- Eine E-Mail-Archivierungslösung wie windream Exchange ist darüber hinaus vollständig kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Systemen, darunter natürlich auch Microsoft Outlook. Dieses Feature leistet einen großen Beitrag zur Benutzerfreundlichkeit, da Sie und Ihre Kolleg:innen weiterhin in der gewohnten Benutzeroberfläche Ihres E-Mail-Systems arbeiten und sich nicht umgewöhnen müssen.
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