Anwender können mit der neuen windream-Lösung Eingangsrechnungen, die auf dem Datenaustauschstandard XRechnungen basieren, automatisiert validieren und in windream sicher archivieren.
XRechnungen mit windream validieren und archivieren
Während des Validierungsprozesses werden XRechnungen zunächst geprüft. Anschließend erstellt das System detaillierte Prüfberichte im HTML-Format. Im Falle eines oder mehrerer festgestellter technischer Fehler kann eine Rechnung dann – sofern erforderlich – zur weiteren Verarbeitung abgelehnt werden. Der Prüfbericht stellt sicher, dass sich technische Fehler sofort identifizieren lassen. Die Informationen aus den XRechnungen bzw. aus den Prüfberichten können in windream zur Indexierung der Rechnungen genutzt werden, damit sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch effizient recherchierbar sind.
Im Gegensatz etwa zu gescannten Rechnungen, aus denen relevante Informationen mittels geeigneter (aber auf Grund unterschiedlichster Rechnungsformate durchaus fehleranfälliger) Tools erst elektronisch ausgelesen werden müssen, gewährleistet der XRechnung-Standard de facto eine technisch fehlerfreie Rechnungsverarbeitung.
Unsere neue Lösung zur Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Anwendern zunächst, vorliegende bzw. eingegangene XRechnungen automatisiert zu prüfen, einen Prüfbericht zu erstellen und die Dokumente gemeinsam mit den originalen PDF-Rechnungsdokumenten in windream dauerhaft abzulegen.
Hintergrund: Die XRechnungen im Kontext des europäischen Standards zur elektronischen Rechnungsverarbeitung
Deutschland setzt mit dem Standard „XRechnung“ eine Vorgabe bzw. Richtlinie der EU um. Ziel dieser Richtlinie ist es, ein europaweit standardisiertes Verfahren einzuführen, mit dem sich elektronische Rechnungen nach einem einheitlichen Schema zwischen Sender und Empfänger austauschen lassen. In Deutschland wird XRechnung bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt hauptsächlich im Zusammenhang mit öffentlichen Auftraggebern genutzt. Seit Frühjahr 2020, dem Zeitpunkt der Einführung von XRechnung in der öffentlichen Verwaltung, kann der XRechnungsstandard dazu verwendet werden, um Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu schicken. Verantwortlich für die Definition des XRechnungsstandards, für die Weiterentwicklung und für seine Nutzung durch Unternehmen und Institutionen in Deutschland ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen (siehe auch: https://www.xoev.de).
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