Was ist der digitale Posteingang?

Vom analogen Brief zur elektronischen Post

Ein klassischer Anwendungsfall für die Digitalisierung in Unternehmen ist der Bereich der Poststelle. Hier laufen alle Fäden zusammen, um eingehende Dokumente zu erfassen, zu sortieren und sie an die zuständigen Abteilungen weiterzuleiten. Dabei geht es nicht nur um die Digitalisierung von Dokumenten, die als Briefpost auf Papier eingehen. Auch bereits in digitaler Form eintreffende Dateien, typischerweise PDF-Dokumente, müssen erfasst und klassifiziert werden. Um diesen sogenannten Medienbruch – Papier versus digitale Datei – zu vermeiden, lassen sich Papierdokumente zunächst per Scanner digitalisieren. Natürlich entfällt dieser Schritt, wenn die Eingangspost bereits in elektronischer Form eingegangen ist. 

Die Vorteile des digitalen Posteingangs

Eigentlich liegen die Vorteile des digitalen Posteingangs auf der Hand: Schnellere Durchlaufzeiten, kürzere Bearbeitungswege und jederzeitige Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsstatus sind nur einige. Durch den Einsatz individueller, elektronischer Workflows lässt sich jederzeit nachvollziehen, wo sich ein Dokument gerade befindet, das nach dem Eingang bzw. nach seiner Digitalisierung den Weg durch das Unternehmen nimmt. Digitale Geschäftsprozesse sorgen dafür, dass der gesamte Prozess – von der Erfassung der Eingangspost bis zur endgültigen Archivierung in einem Dokumenten-Managementsystem (DMS) - immer transparent und für alle beteiligten Sachbearbeiter nachvollziehbar ist. Und das auch dann noch, wenn der Bearbeitungsprozess längst abgeschlossen ist.

Grundsätzlich führt der Einsatz digitaler Workflows zu einer deutlich schnelleren Verteilung der Post und zu einer wesentlich beschleunigten Recherche. Denn das mühsame Kopieren und Verteilen von auf Papier vorliegender Post oder gar die Suche nach einem verloren gegangenen Blatt Papier entfällt durch die Digitalisierung vollständig.

Vorteile einer Posteingangslösung für Ihr Unternehmen

  • Enorme Zeitersparnis durch digitale Prozesse
  • Einfacher Import von digitalisierter Briefpost
  • Sofortige Verfügbarkeit aller gespeicherten Informationen
  • Reduzierung von Kosten für die Verarbeitung von Eingangspost

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Post digitalisieren

Ein großer Teil der Post wird immer noch als Papierdokument zugestellt. Es gilt somit, die Eingangspost zunächst zu digitalisieren. Dies geschieht per Scanner. Moderne Software-Systeme sind in diesem Kontext in der Lage, während des Scanvorgangs Informationen aus einem digitalisierten Dokument auszulesen und diese Informationen zum Beispiel dazu zu nutzen, das digitale Dokument direkt an eine Abteilung im Unternehmen weiterzuleiten. 

Digitaler Posteingang - windream GmbH

Auf den Scanner damit!

Kopieren Sie noch oder scannen Sie schon?

Die moderne Poststelle arbeitet heute rein digital. Eingehende Briefe werden zunächst per Scanner in ein digitales Format wie zum Beispiel PDF überführt. Schon an dieser Stelle kommen unsere spezialisierten Software-Lösungen ins Spiel, mit denen Sie die digitalisierte Post automatisiert an die Fachabteilungen zur Bearbeitung weiterleiten – ohne mit einer Kopie auf Papier dorthin laufen zu müssen. Nach der Bearbeitung landen die Dokumente automatisch im revisionssicheren windream Langzeitarchiv. Vom ersten bis zum letzten Schritt – alles digital und ohne Zeitverlust!

Mehr zum Thema Scannen

Digitale Post per Workflow gezielt durchs Unternehmen leiten

Nach der Digitalisierung der Post übergibt die DMS-Software die Dateien an einen Workflow. Grundsätzlich lassen sich diese elektronischen Unternehmensprozesse als Workflow individuell abbilden und an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Der Workflow übernimmt den gesamten Weiterleitungsprozess, von der Erfassung der Papierdokumente im IT-System über die Verteilung an die involvierten Abteilungen bis hin zur endgültigen Ablage bzw. Archivierung in einem Dokumenten-Managementsystem oder in einem elektronischen Archiv.

Digitale Archivierung der Eingangspost

Post, die den Sachbearbeitern zur Bearbeitung vorliegt, wird zentral in einem DMS abgelegt bzw. gespeichert. Wenn die Bearbeitung erledigt ist, lässt sich die Post ganz einfach im DMS digital und revisionssicher archivieren. Sie ist ab diesem Zeitpunkt vor einer Änderung oder Manipulation sicher geschützt. Mehr zur Archivierung von Dokumenten erfahren Sie hier.

Ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro: Post digitalisieren

Papier zu digitalisieren ist einfacher als Sie denken. Moderne Hochleistungsscanner können ganze Stapel an Blättern „in einem Rutsch“ in Dateien umwandeln, um sie anschließend an ein Workflow-System zu übergeben. Dem papierlosen Büro kommen Sie dadurch ein ganzes Stück näher. Erfahren Sie Näheres zum Thema „papierloses Büro“.

Die Rechnungsverarbeitung - ein Spezialfall des Postmanagements

Grundsätzlich gilt für Rechnungen die gleiche Vorgehensweise wie für andere Arten der Post auch. Dennoch ist die Verarbeitung von Rechnungen durchaus komplexer als sonstige Korrespondenzen, zumal sie steuer- bzw. finanzrechtlich relevant sind und über einen langen Zeitraum aufzubewahren sind. Im Bereich der digitalen Rechnungsverarbeitung gibt es deshalb hoch spezialisierte Software-Systeme von Anbietern wie der windream GmbH, die exakt auf diese Anforderung zugeschnitten sind. Mehr zu dem Thema Rechnungsverarbeitung.

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